Дополнительный оплачиваемый отпуск и правила его предоставления

Россиянам, работающим на основании трудового соглашения, гарантирован ежегодный основной отпуск. Это право закреплено за ними п. 5 ст. 37 Конституции. За рядом категорий трудящихся россиян зафиксировали возможность обязательно получать дополнительный отпуск за работу в особенных условиях. Каким категориям сотрудников полагается установить добавочные дни отдыха и какой будет его длительность определяет ТК и иные нормативные акты.

Общие правила предоставления отпуска

Понятия основного и дополнительного отпуска фигурируют в 19-й главе ТК РФ. Трудовой кодекс Российской Федерации, принятый в 2001 году как ФЗ № 197, оговаривает обязательное ежегодное предоставление этих видов отдыха работающему. Это непреложное правило. О ежегодном основном отпуске говорится в ч. 1 ст. 21 и ст. 114 ТК. Его протяжённость может быть удлинена в соответствии со ст. 115.

Проработав на новом рабочем месте непрерывно шестимесячный период, сотрудник на основании ст. 122 вправе получить отдых и отпускные. Впрочем, работодателем согласие на это может быть дано и до истечения полугодового срока.

О дополнительных днях, прибавляемых к ежегодному оплачиваемому отдыху, речь идёт в ст. 116.

Все полагающиеся дни можно взять за один раз. Либо разбить отдых на части. Непременно, что самая большая из них будет равняться не менее, чем 14-дневному отрезку. Так требует ч. 1 ст. 125.

Отозвать отдыхающего на работу допускается только при получении его согласия. Об этом сказано во второй части статьи. А в третьей оговорён запрет на отзыв с отдыха несовершеннолетних, беременных и занятых на вредном и/или опасном производстве.

В ст. 120 указано, что при подсчётах длительности предоставленного отдыха, нельзя забывать о нерабочих праздничных днях. Они не должны учитываться и оплачиваться.

Дополнительные отпуска и порядок их предоставления

Необходимость предоставления дополнительного отпуска вытекает из особенностей условий трудовой деятельности, которые несут определённую угрозу жизни и здоровью работающего. Также дают ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за особый характер работы. Действующие нормы и правила обязывают обеспечивать добавочным отдыхом лиц, которые:

• трудятся ненормированный рабочий день;
• работают на Крайнем Севере или в схожей местности;
• получили на него право, которое предоставлено федеральным законом или работодателем.

Действующий порядок предоставления дополнительного отпуска учитывает требования многих актов российского законодательства.

Кому положен дополнительный отпуск и какой продолжительностью

Все категории работников, которым по закону предоставляется ежегодный дополнительный отдых, можно разделить на пять основных групп. В ст. 117 рассматривается ежегодный дополнительный отпуск для лиц, трудящихся в особо сложных условиях. Для них полагается не менее 7 дней продолжительности дополнительного отпуска. Конкретизируется такая длительность локальным актом.

Для лиц, чей труд имеет определённые особенности, положены по ст. 118 дополнительные периоды отдыха. Какой будет их продолжительность, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск, устанавливается разными правительственными распоряжениями. Единого сводного акта федерального уровня пока не создали.

Будучи занят ненормированное время, сотрудник имеет право на дополнительный отпуск. Та категория тружеников, которой полагается дополнительный отдых сверх ежегодного основного, указывается в колдоговоре или ПВТР.

Согласно ч. 1 ст. 119 может предоставляться минимум 3 дня к отпуску. Письмом Роструда за № ПГ/ 3841-6–1 в 2012 году установлено, что предоставляется дополнительный отпуск, даже если таких сотрудников ни один день не привлекали к сверхурочной занятости.

Каждый работающий в сложнейших климатических районах Севера, вправе рассчитывать не только на положенный ежегодный отдых, который состоит из основного и дополнительного. Ему полагается добавочно увеличенный отпуск. Такой отпуск может продлеваться на 24 дня лицам, которые трудятся на Крайнем Севере. Или на 16 дней – в приравненной к нему местности. Право на такой добавочный отдых предоставлено и для тружеников следующих категорий:

• совместителям, согласно ч. 2 ст. 321;
• лицам, работающим вахтовым методом, на основании ст. 302.

А сколько дней им нужно добавить, зависит от местности, где протекает трудовая деятельность.

Отдельными актами законодательства установлена необходимость прибавлять к отдыху определённый период разным группам трудящихся. Например:

• инвалидам;
• сотрудникам полиции;
• тренерам и спортсменам;
• чернобыльцам.

Предоставление добавочных оплачиваемых отпускных дней пенсионерам, которые продолжают трудиться, возможно. Но только если это право закреплено в локальном нормативном акте.

Обязательно предоставляется добавочное время для отдыха, связанного с необходимостью санаторно-курортного лечения по причине:

• профзаболевания;
• производственного травматизма.

Что ещё нужно знать

Как воспользоваться положенными отпускными днями, целиком или по частям, решает сам работник. При этом ему необходимо учитывать наличие утверждаемого в организации графика. Приходится согласовывать свои пожелания с администрацией. И сделать это лучше своевременно, пока график не утвердили.

Взять несколько добавочных дней для отдыха позволяется и авансом. Но это положение не относится к трудовой занятости в особенных условиях.

Выдать сотрудникам дополнительные дни к отпуску можно как в натуральном выражении, так и в виде компенсационных выплат.

Компенсация

Соблюдение сроков и порядка предоставления, основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, без малейших исключений признаётся обязательным для тружеников (ст. 126):

• беременных;
• несовершеннолетних.

Им компенсировать в денежном виде не полагается ни единого дня. Как и гражданам, пострадавшим от радиационного воздействия, ликвидируя последствия катастрофы в Чернобыле. Это положение распространяется и на добавленные дни для лиц, занятых трудом на опасных и вредных условиях. Но только на минимально положенный семидневный период. Ту часть, которая выходит за пределы календарной семидневки, позволяется компенсировать деньгами. Естественно, если получено согласие самого работника.

Компенсировать полагается и неотгуленное время, сотруднику, который увольняется. Однако работодателю дана возможность самостоятельно решать, в какой форме это проделать – заплатить или отправить его отдыхать накануне увольнения.

Образцы заявлений на дополнительные отпуска и возмещение

Воспользоваться правом на дополнительный отпуск, положенный по графику, возможно и без написания соответствующего заявления. Иначе обстоит дело, если работник хочет получить добавочные отпускные дни:

• не по табелю;
• в виде денежного возмещения.

Тогда без заявления никак нельзя. Пишется оно соответственно стандартным правилам внутриорганизационного документооборота.

Образец заявления на предоставление дополнительных дней ежегодного отпуска

Добавочные дни отпуска можно попросить присоединить к основному. Для написания заявления подойдёт такой образец:

Скачать образец заявления на основной и дополнительный отпуск (.doc)

Желательно, конечно, указывать не только общую продолжительность, но и даты, когда отдых начинается и заканчивается.

Образец заявления на предоставление компенсации за дополнительный ежегодный отпуск

Когда вместо дополнительного отпуска работник намеревается получить денежное возмещение, то заявление пишется по другому образцу.

Скачать образец заявления на компенсацию дополнительного отпуска (.doc)

В нём содержатся указания на:

• статью ТК, позволяющую работнику воспользоваться таким правом;
• продолжительность добавочного отдыха, который работодателю предлагается возместить в денежном выражении.

Однако решение остаётся за руководителем. Поэтому вопрос о возможности денежного возмещения стоит согласовать с ним заранее. Тогда не придётся попусту писать заявление, томиться в ожидании решения и разочаровываться из-за неожиданного отказа. Ведь организация не всегда располагает возможностями выплачивать такую компенсацию.

Как отражается в документах

Процедура, согласно которой в организациях предоставляют сотруднику допотпуск, давно отработана до мелочей. Участие в ней самого работника сведено к минимуму. Всё, что от него требуется:

• не забыть, что был под подпись ознакомлен с соответствующим графиком;
• написать заявление, если пришло желание отдохнуть не по графику или получить денежное возмещение взамен положенных добавочных дней ежегодного отдыха.

Что касается внутриорганизационной документации, то потребуется обработать поступившее от работника заявление. А также обеспечить:

• составление приказа;
• заполнение табеля и личной карточки.

Заявление сотрудника

Если работник получил от руководителя согласие предоставить вне графика добавочные дни отдыха, то ему понадобится подать соответствующее заявление. В нём нужно будет указать, на основании какой статьи ТК или иного федерального закона полагается предоставлять такие дни, в каком количестве и начиная с какой даты.

На поступившем заявлении руководителем ставится резолюция. Если она положительная, то становится основанием для написания приказа и прочих последующих действий.

Работнику, оставившему заявку на предоставление добавочных дней отдыха, стоит убедиться, что ей дали ход, чтобы ненароком не оказаться прогульщиком.

Приказ Т-6

Для оформления приказа принято пользоваться унифицированными формами. Т-6 берут, когда оформляют на одного сотрудника.

Когда нужно отправить отдыхать сразу нескольких сотрудников, может использоваться Т-6а.

Однако в организации могут пользоваться и иной формой, которую разработали для этих целей.

Вместе с приказом приходится оформлять и записку-расчёт, чтобы своевременно начислить положенные выплаты. Работа выполняется таким образом, чтобы соблюсти требования ст. 136 ТК. Ведь работнику полагается отдать начисленные деньги за трое суток до ухода на отдых.

Личная карточка

Если с приказом работника следует обязательно ознакомить, то внесение записей в его личную карточку этого не требует.

Заполняют раздел VIII формы Т-2.

В него вносятся следующие сведения:

• вид предоставленного ежегодного отдыха. Это поможет избежать вероятной путаницы, сколько дней, и по какому случаю было использовано работником;
• период работы;
• продолжительности;
• дата, когда начинается и завершается отдых;
• основание предоставления.

Табель рабочего времени

Для записи в форме Т-12 можно воспользоваться рекомендованными кодами.

Так, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск обозначается буквенным и цифровым кодом – ОД 10.

С использованием аналогичных кодов заполняется и Т-13.

Оплата дополнительного отпуска

Оплачивается сотруднику добавочно предоставленный отдых без малейших отличий от общей процедуры начисления отпускных. Для выполнения расчётов нужно располагать двумя параметрами:

• среднедневного заработка, рассчитываемого за год;
• длительности отдыха.

С насчитанной суммы проходит оформление налогового вычета и прочих отчислений. Не должны оплачиваться периоды, связанные с праздничными нерабочими днями. Хотя они и присоединяются ко времени отдыха.

При невозможности предоставления добавочных отпускных дней до окончания текущего года работник может подать заявление на предоставление взамен денежного возмещения.

Ответственность за непредоставление

Препятствование в предоставление дополнительного отпуска или в выплате денежного возмещения взамен грозит руководителю организации достаточно серьёзными неприятностями.

Его могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. В лучшем случае вынесут предупреждение, в худшем – оштрафуют:

• должностное лицо – на 1 000 – 5 000 рублей;
• организацию – на 30 000 – 50 000 рублей.

Неоднократные нарушения такого рода обернутся более жёсткими административными взысканиями:

• для должностного лица – штрафом в 10 000 – 20 000 рублей либо годичной – трёхгодичной дисквалификацией;
• для юрлиц – штрафом в 50 000 – 70 000 рублей.

Рекомендации для работодателей по вопросам предоставления дней дополнительного отпуска

Принимая на работу сотрудников, имеющих законное право на добавочные отпускные льготы, приходится принимать в расчёт, что организации ежегодно, определённое время, придётся обходиться без них. Поэтому работодателям рекомендуется:

• по возможности избегать зачисления в штат таких работников;
• тщательно проверять предоставляемые ими при оформлении документы, чтобы не понести непредвиденные убытки, если сведения окажутся несоответствующие действительности. Ведь организации не компенсируют предоставленные сотруднику в связи с отпускными днями средства;
• предусмотреть возможность замены отпускника за счёт других сотрудников или заранее сформированного кадрового резерва из числа претендентов на штатную должность.

Отказывая в приёме на работу кандидатам, которым придётся давать добавочные отпускные дни, руководителю придётся подыскивать более благовидное основание. Иначе можно оказаться обвинённым в дискриминации, что приведёт к значительным неприятностям.

Актуальные вопросы

Сложностей с предоставлением добавочных отпускных дней, как правило, не возникает. Однако проблемам иногда свойственно возникать и на ровном месте. Наиболее типичными являются ситуации с:

• отказом от дополнительных дней в пользу получения взамен денежного возмещения;
• сочетанием основного и дополнительного ежегодного отдыха.

Что делать, если сотрудник отказывается от допотпуска

Право работника получить денежную компенсацию взамен добавочных дней отдыха никем не оспаривается. Однако за работодателем остаётся решающее слово: заплатить или отправить отдыхать.

А вот отказ работника уходить в допотпуск чреват осложнениями, так как работодатель обязан его предоставлять. Иначе будет привлечён к административной ответственности. Ситуацию можно расценивать, как попытку оказать давление на руководителя. Оно может спровоцировать неправомерные действия с его стороны, чего руководителю следует избежать. Работнику придётся обрисовать возможные законные выходы из провоцируемой им ситуации:

• договориться о выплате денежного возмещения;
• отправить отдыхать в соответствии с графиком.

Можно ли соединить основной и дополнительный отпуска

Работник вправе воспользоваться продолжительным отдыхом, объединяя оба вида оплачиваемого ежегодного отдыха. Однако это не всегда бывает в интересах организации, на долгое время оказывающейся без специалиста. Поэтому ч. 1 ст. 125 ТК позволяет дробить время отпусков, устанавливая минимальную 14-дневную продолжительность для основной части.

Такой компромисс взаимовыгоден:

• организация не теряет услуги специалиста на слишком продолжительный срок;
• работник получает возможность отдохнуть в разное время года. Не только в море покупаться, но и на лыжах походить, грибы пособирать и т. п.

При составлении графика ежегодных отпусков работодателю следует учитывать права и интересы сотрудников. Однако и работоспособность организации не должна ставиться под угрозу.

Полезное видео

Из пятиминутного ролика можно почерпнуть сведения о минимальной продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска для тружеников, занятых на производствах с особенными условиями труда. Изложение скучноватое, зато основанное на прочном юридическом фундаменте. Ведь видео записано и распространяется специализированной фирмой, занимающейся предоставлением консалтинга.

Представляет интерес и любительское видео, записанное на основании личного опыта.

Заключение

На основании ТК и других федеральных законов ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, отнесённым к различным категориям. Принимать самостоятельное решение о таких преференциях сотрудникам могут и работодатели. Решение облекается в форму локального нормативного акта. Процедура оформления отработана и, как правило, протекает без сбоев.