Составление и утверждение графика отпусков по ТК РФ

За каждым работающим закреплено право на отдых. Когда наступает дата, занесённая в график отпусков, можно на несколько недель отвлечься от производственных проблем. Для утверждения графика отпусков работодателю следует провести определённую процедуру. Это необходимо, чтобы принять во внимание интересы всех сотрудников и не забывать о поддержании работоспособности организации.

Нормативная база

График составляется работодателями в обязательном порядке. Такое требование российского трудового законодательства, а именно ст. 123 ТК РФ. В ней содержится указание о необходимости придерживаться очерёдности, предоставляя работникам возможность ежегодного отдыха. При этом в п. 2 подчёркивается обязательность соблюдения требований внутриорганизационного документа. Это относится и к сотрудникам, и к администрации.

Не только Трудовой кодекс регулирует этот вопрос. Нельзя не учитывать льготы по выбору времени ежегодного отдыха, предоставленные отдельным категориям работников, Федеральными законами. В дополнение к законам, отпуска и порядок их предоставления регламентируются:

• постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года, которым утверждено унифицированные формы для ведения учёта в организациях, включая Т-7;
• письмами Роструда. В 2011 году было составлено письмо за № 3683-6-1, в 2012-м – за № 428-6-1, в 2014-м – за 1693-6-1 и т. д. В этих документах детализируются, уточняются, объясняются отдельные моменты, относящиеся к предоставлению работникам ежегодного отдыха.

Для чего нужен график отпусков сотрудников

К составлению графика отпусков, форма которого предложена в постановлении №1 Госкомстата, работодателю следует подходить ответственно.

Даже в сравнительно небольшой организации, требуется соблюдение очерёдности в предоставлении ежегодного отдыха. Для удобства предварительно может составляться таблица. В ней можно отобразить пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отдыха, разбивки на части и прочую информацию.

Для чего стоит включать все эти данные в отдельно составляемый и утверждаемый работодателем график ежегодного отдыха? Чтобы:

• выполнить требование, содержащееся в п. 1 ст. 122 ТК, которым обязывает работодателя ежегодно обеспечивать сотрудников оплачиваемым отдыхом;
• избежать сбоев в функционировании организации из-за временного отсутствия отдельных специалистов;
• соблюсти права работников и обеспечить им возможность для восстановления сил;
• поддерживать необходимый микроклимат в организации. Для этого открывается, во всеобщем доступе, объективная картина поочерёдного предоставления ежегодного отдыха в более приемлемый сезон;
• облегчить ведение бухгалтерского и налогового учёта.

Составление отдельного документа находится в интересах обеих сторон трудовых отношений. Это позволяет решать не только проблемы отдыха сотрудников, но и другие, относящиеся к разным аспектам функционирования организации.

Составление графика отпусков

Разрабатывать графики ежегодного оплачиваемого отпуска обязан работодатель. И поддерживать его соблюдение в соответствии с принимаемыми документами, также придётся ему. Для начала понадобится утвердить форму. Можно использовать форму, рекомендованную Госкомстатом в постановлении №1 за 2004 год Т-7 или избрать другой вариант:

• разработать силами сотрудников своей организации;
• внести определённые коррективы в Т-7, приспосабливая её к особенностям деятельности организации.

Кто, как и когда оформляет документ

Продолжительность процесса составления графика отпусков во многом определяется объективными обстоятельствами:

• масштабами организации;
• наличием подразделений и филиалов;
• установленным порядком, зафиксированным локальным нормативным актом. В этом качестве может выступать отдельный приказ или одна из составляющих частей коллективного договора (или ПВТР).

В документе должен быть отражён ряд обязательных данных:

• кто отвечает за подготовку графика;
• на кого возложена ответственность за обеспечение наличия данные о том, когда сотрудники планируют провести ежегодный отдых;
• о сроках поэтапного прохождения процедуры. Завершающим становится срок, когда документ будет принят руководителем для утверждения.

В зависимости от численности сотрудников, руководитель организации решает, кого привлечь к ответственному труду по оформлению данных относительно ежегодного отдыха. Завершить процесс необходимо в соответствии с требованиями, выдвинутыми в п. 1 ст. 123 ТК, к середине декабря. Исходя из этого, нужно решить, когда следует приступать к оформлению.

Что необходимо учитывать

Для предоставления отдыха в течение года необходимо предусмотреть оплачиваемые отпуска:

• основные;
• дополнительные;
• перенесённые с прошлого года.

В отпускную ведомость нужно включить:

• всех штатных сотрудников;
• совместителей.

По каждому из них должны быть включены данные о количестве дней, которые полагаются сотруднику для отдыха в этом году. Они учитывают и неиспользованные остатки с прошлого года.

Этому моменту следует уделить пристальное внимание:

• учесть, когда он был принят на работу, чтобы видеть, когда завершится его личный год работы в этой организации;
• поставить дату начала отдыха так, чтобы не остались неиспользованные дни за прошедший рабочий год.

Во избежание конфликтов в трудовом коллективе рекомендуется прислушиваться к мнению работников, желающих отдыхать в удобное для них время. Выяснить мнение каждого можно двумя способами:

• собрать заявления, в которых указаны желательные сроки;
• составить общую сводку путём проведения опроса.

Но все пожелания удовлетворить вряд ли возможно. Нельзя забывать и об интересах организации, которой нужно обеспечить бесперебойность работы.

Однако пожелания сотрудников, принадлежащих к отдельным социальным категориям, нельзя игнорировать. П. 4 ст. 123 ТК предоставляет им право выбирать время ежегодного отдыха по собственному желанию. И достигнуть компромисса на приемлемых условиях у работодателя не всегда получается.

Работники, получившие социальные гарантии относительно предоставления отпуска в удобное время, вправе воспользоваться ими. В случае отказа можно обжаловать действия работодателя, вплоть до подачи искового заявления в суд.

Кому нельзя отказывать, и на каком основании выражается пожелание работника уйти на отдых по собственной воле:

• несовершеннолетним (по ст. 267 ТК);
• сотрудницам накануне ухода в декрет или после выхода из него (по ст. 260);
• супругам военнослужащих. По ст. 11 ФЗ № 76 за 1998 год они имеют право отдыхать вместе с супругами, отправляющимися на ежегодный отдых;
• чернобыльцам (согласно ст. 14 закона № 1244-1 от 1991 года);
• лицам, получившим дозы радиации на Семипалатинском полигоне (по ст. 2 ФЗ № 2 за 2002 год);
• почётным донорам (по п. 1 ст. 23 ФЗ № 125 за 2012 год);
• Героям России и Советского Союза, полным кавалерам ордена Славы (по ст. 8 закона № 4301-1 за 1993 год). А также лицам, получившим соответствующие награды за трудовые заслуги (по ст. 6 ФЗ № 5 1997 года);
• ветеранам войны, перечисленных в статьях 14-19 ФЗ № 5, принятого в 1995 году;
• сотрудникам МВД, которые не смогли отдохнуть по графику (по п. 3 ст. 57 ФЗ № 342 за 2011 год);
• сотрудникам, желающим использовать оставшуюся часть прерванного по инициативе работодателя ежегодного отдыха (по п. 2 ст. 125 ТК);
• мужьям, чьи жёны находятся в декрете (по п. 4 ст. 123 ТК);
• родителю ребёнка-инвалида (по ст. 262.1).

Отметим, что в 2017 году из этого перечня была исключена одна из социальных групп. Правительственным постановлением № 243 отменили такую льготу для женщин, которые воспитывали двух детей, не достигших 12-летнего возраста. Это произошло, когда признали утратившими силу некоторые нормативные акты советского периода.

Чтобы не допустить возможных недоразумений, с составленным графиком знакомят каждого работника. О дате ухода работник должен узнать, как того требует п. 3 ст. 123 ТК, хотя бы за полмесяца. Как уведомлять об этом под подпись, решает администрация. Например, рассылает уведомления.

Скачать образец уведомления

Порядок составления графика отпусков на следующий год

Сложившиеся правила позволяют составить документ своевременно, до наступления отпускного периода, и грамотно. Поэтапно процедуру можно представить так:

1. Утвердить форму.
2. Назначить ответственных.
3. Учесть пожелания сотрудников о периодах отдыха.
4. Рассчитать количество дней, которые будут предоставлены каждому работнику.
5. Внести по завершении необходимые коррективы. Они могут быть предложены, например, руководством профсоюзной организации. Её мнение обязывает учитывать п.1 ст. 123 ТК.
6. Утвердить документ.
7. Уведомить сотрудников.

Приказ: бланк и образец

Организация может утвердить самостоятельно разработанную форму, по которой будет заполняться табель отпусков. Для этого можно немного изменить рекомендованную Госкомстатом форму.

Скачать бланк графика по форме Т-7

Основанием приступить к заполнению такого бланка становится издание соответствующего приказа по организации.

Скачать образец приказа о подготовке графика

Образец заявления на включение отпуска в график отпусков работников

Сложившаяся в организации процедура может предусматривать, что заполнить отпускную ведомость следует по собранным заявлениям сотрудников.

Скачать образец заявления на ежегодный оплачиваемый отдых

Работодатель вправе и по-другому собрать нужные сведения. Но сбор заявлений позволит подвести под график отпусков более прочную юридическую основу.

Утверждение графика отпусков

Существуют правила, как утвердить графики отпусков. В ТК Российской Федерации утверждается, что очередной документ требует согласования с профсоюзной организацией. Для утверждения графика нужна подпись руководителя. После чего утверждённый табель нужно предоставить для ознакомления работникам. Без ознакомления сотрудника с утверждаемым графиком отпусков, документ не станет для него обязательным для исполнения.

Сроки составления

Утвердить график необходимо не позднее, чем в сроки, указанные в ст. 123 ТК. Поэтому работодатель сам решает, когда собирать нужные сведения и заполнять форму. Главное, успеть утвердить не позднее, чем за две недели до Нового года.

Унифицированная форма графика отпусков (2020 г.)

Большинство работодателей пользуются формой Т-7 графика отпусков. Ведь она позволяет вносить изменения в специальные поля заполненного документа.

Бланк по форме Т-7

Выглядит рекомендованный Госкомстатом для графика отпусков бланк так:

Скачать образец графика отпусков

Простота оформления объясняет, почему работодатели, как правило, делают именно такой выбор.

Образец заполнения графика отпусков

Можно использовать для заполнения графика отпусков образец, утверждённый локальным нормативным актом.

Скачать пример заполнения графика отпусков

Вооружившись таким примером, оформить отпускную ведомость становится проще.

Внесение изменений

После утверждения графика отпусков не исключается необходимость внести в него какие-то поправки. Это можно проделать несколькими способами:

• в графах 7-10 формы Т-7. 10-я графа отведена для примечаний;
• составив отдельный табель, дополнительный;
• издавая отдельные приказы для каждого случая.

В отпускной ведомости иногда предусматривают графу, чтобы отобразить ознакомление сотрудников с изменениями.

Ответственность за отсутствие документа

Трудовая инспекция склонна считать, что отпускной табель оформляется на следующий год в обязательном порядке. За отклонение от надлежащего планирования в ведении учётной документации, что приравнивается к нарушениям трудового законодательства, п. 1 ст. 5.27 КоАП позволяет оштрафовать:

• организацию – на 30 000-50 000 рублей;
• ИП и должностных лиц – на 1 000-5 000 рублей.

Хотя наблюдается противоречие в требованиях нормативных актов по этому поводу.

С одной стороны, при отсутствии документа, работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. С другой стороны, письмо Роструда № 3683-6-1 от 2011 года, позволило обходиться без него. Основанием для таких действий служит ст. 305 ТК. Здесь указывается, что предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха регулируется соглашением между сторонами трудовых отношений. Из чего следует, что в дополнительных документах нужды нет.

Сроки хранения

Хранить такую документацию полагается в течение года.

Распространённые вопросы

Большинство вопросов возникает, когда приходится корректировать уже утверждённый табель.

График отпусков уже составлен и пришёл новый сотрудник

Вносить коррективы, если он пришёл во второй половине года, не понадобится. При необходимости отправить новичка на ежегодный отдых это можно сделать отдельным приказом. Или составить для таких работников дополнительную ведомость.

Кто идёт в отпуск вне графика

Помимо сотрудников, причисленных разными нормативными актами к льготным категориям, может возникнуть потребность предоставить работникам время отдыха для учёбы. Но его в ведомости отображать не принято.

Никто не запрещает сотруднику попросить работодателя об изменениях в отпускном табеле, если у него появились основания для этого. Компромисса практически всегда можно достигнуть.

Заключение

Работодателям не составит труда подыскать для графика отпусков образец, отвечающий особенностям деятельности организации. Если в унифицированной форме что-то не устраивает, в неё позволяется внести желательные коррективы. Какие-то графы можно изъять, нужные пункты – добавить. Наличие отпускной ведомости позволяет избежать возникновения конфликтных ситуаций и в трудовых отношениях, и внутри рабочего коллектива.