Как правильно рассчитать отпускные – советы экспертов

Многих работающих интересует, как выполняется расчёт отпускных. Предварительно прикидывают, какие набегут отпускные за год и обнаруживают впоследствии, что сумма оказалась несколько меньше ожидаемой. Чтобы точнее понимать сколько перечислят отпускных, необходимо иметь чёткое представление как рассчитываются отпускные.

Законодательное регулирование

Выполняя расчёт отпуска, основываются на статьях ТК РФ. В общем нормативном акте названы виды отпусков и показано как рассчитывать среднюю зарплату. Её размер имеет значение, когда рассчитывают, сколько заплатить работнику, отправляя в очередной отпуск.

Отдельные моменты регулируются Федеральными законами. К примеру, ФЗ № 255 применяется при необходимости начислить пособие и отправить в декрет беременную сотрудницу.

Детализация процедуры исчисления среднего заработка дана в ведомственном акте – специальном Положении. Оно принято правительственным постановлением № 922 в 2007 году. Следует принимать во внимание и другие ведомственные нормативные акты вроде писем Роструда и Минсоцразвития. Необходимо также учитывать положения, внесённые в локальные акты – коллективный и трудовой договор.

Виды отпуска и условия его предоставления

Прежде чем перейти к тому, как рассчитывают отпуска и рассмотреть примеры расчёта отпусков, разберёмся с их видами. В российском ТК упоминается об оплачиваемых:

• основном в том числе, удлинённом;
• дополнительном;
• учебном;
• декретном (по БиР).

Возможно и предоставление определённого периода без оплаты.

По основному отпуску, согласно ст. 115, дают ежегодно 28 дней отдыха. Узнать свои отпускные возможно после того, как подано соответствующее заявление. Если его подали своевременно, то за три дня до начала отпуска, вы сможете узнать сумму своих отпускных (ст. 136 ТК).

Полагается начислять деньги, когда отправляют работника в отпуск. А это происходит не ранее истечения, минимального отработанного сотрудником, периода – шести месяцев. Однако, можно начинать соответствующие вычисления и раньше истечения этого срока. Работодатель может предложить начислить отпускные некоторым сотрудникам, которые пожелают воспользоваться правом, отдохнуть, не отработав полугода. Сотрудникам бухгалтерии придётся высчитать величину выплат, полагающихся таким льготникам:

• лицам, не достигшим 18-летнего возраста;
• сотрудницам, уходящим в декрет или вышедшим на работу после него;
• работникам, усыновившим детей возрастом менее 3 мес.;
• родителям ребёнка-инвалида.

В дальнейшем этим лицам отпуска будут предоставляться на таких же основаниях, как и прочим сотрудникам — один раз на протяжении года.

В отношении специалистов определённых категорий, высчитывается сумма выплат и оплачивается ежегодный удлинённый отпуск. Выплаты за такой отпуск производятся следующим категориям граждан:

• работникам, которым ещё не исполнилось 18;
• педагогам;
• медикам, оказывающим помощь лицам с ВИЧ;
• учёным, имеющим научную степень, и сотрудникам НИИ, опытных или конструкторских бюро;
• инвалидам;
• муниципальным и гражданским госслужащим;
• некоторым другим категориям работников.

Дополнительный отпуск будет оплачен сотруднику, который отработал в условиях, подпадающих под действие ст. 116. Эта статья предусматривает, что работник был занят на работах:

• вредных и/или опасных;
• с особым характером деятельности;
• с условиями требующих, ненормированного рабочего времени;
• на Крайнем Севере или в схожих районах;
• некоторых других.

Начисление дополнительных дней отдыха может вытекать из положений коллективного договора.

Если вы ориентируетесь в особенностях предоставления отпуска, его продолжительности, тогда подсчитать, сколько отпускных будет начислено, становится намного проще.

Как рассчитывается количество отпускных дней

Чтобы выполнить начисление отпускных, нужно знать, в каком количестве полагаются работнику отпускные дни. Выяснить, какое количество дней давать сотруднику на ежегодный отдых, можно из его трудового договора. В нём прописывается количество календарных дней отпуска, полагающееся сотруднику, которого берут на работу.

Если есть год стажа, количество дней определить просто. Некоторые сложности могут возникать при расчёте, когда работник подал заявление, отработав меньшее время.

Придётся считать по дням, сколько положено дать ежегодного отдыха и в случае увольнения. Тогда в расчёт нужно принять такие показатели:

• сколько полагается дней за отработанный полностью год;
• сколько месяцев отработано в полном объёме (если отработано менее половины дней в месяце, то к отпуску ничего не полагается прибавлять).

Формула расчёта выглядит так: ДО = (ПМ х ОГ) / 12.

Расшифровываем:

• ДО – дни, которые должны начислить отпускнику;
• ПМ – полностью отработанные месяцы;
• ОГ – полная продолжительность ежегодного отдыха.

Пользуются таким способом давно. Он был введён Правилами, которые Наркоматруда утвердил в 1930 году за № 169.

Другая методика, также используемая работодателями, рекомендована письмами Роструда:

• № 944-6 в 2006 году;
• №1920-6 в 2007-м;
• № 5921-ТЗ в 2008-м.

По ней предлагается выполнить деление ОГ / ПМ, чтобы выяснить, сколько дней даст отпускнику каждый полностью отработанный месяц.

Два существенных момента, относящихся к выполнению округлений во время вычислений:

Месяц считают полным, если отработано более половины дней.

Количество дней округляется не по правилам арифметики, а в пользу отпускника. Такую рекомендацию дало письмо Минсоцразвития за № 4334-17 в 2005 году.

Что учитывается при расчёте

В п. 2 Положения, утверждённого правительственным постановлением № 922, указано, что следует учитывать, определяя размер отпускных. Обобщая, можно сказать, что должна учитываться любая оплата труда, и только. В п. 3 сказано, что при расчёте среднего заработка не учитываются выплаты социального характера, а также иные выплаты (материальная помощь, оплата проезда, обучение и др.).

Поэтому нужен учёт:

• зарплаты во всех её видах;
• выплат, доплат и надбавок;
• вознаграждений и премий.

Исключают при подсчётах:

• премию к празднику;
• подарок;
• материальную помощь;
• выплату, поступившую от ФСС, например, по больничному листу;
• командировочные и прочие выплаты, которые начислили по среднему заработку.

Подсчитывается продолжительность периода работы, на основании которого выполнят начисления отпускника. В расчётном годовом периоде учитывается лишь фактически отработанное время. В нём не будет места:

• времени, когда сохраняли право получать среднюю зарплату;
• больничным и отпускам;
• прогулам;
• дням простоя;
• дням, которые выделялись, чтобы работник мог обеспечить уход инвалиду и т.п.

Совершая расчёты оплаты ежегодного отпуска, нужно тщательно учесть и оплату труда, и продолжительность фактически отработанного времени. Всё, что к этим параметрам не относится, следует исключить. Иначе расчёт окажется неверным.

Формула начисления отпускных

При наличии опыта выполнения расчёта отпускных за несколько лет, можно быстро и точно самостоятельно определить сумму отпускных, которую начислят. Нужно определиться:

• какой период берётся в качестве расчётного периода;
• как производится подсчёт количества отпускных дней;
• сколько отработано полных месяцев за расчётный срок;
• какие суммы поступали в виде зарплаты;
• какие денежные поступления при подсчёте не принимать во внимание, ибо важна только зарплата за труд.

Чтобы произвести новый полный расчёт, понадобится воспользоваться несколькими простыми формулами. Для удобства рекомендуется таблица, куда вносятся данные по заработку:

• за каждый месяц;
• за год в целом;
• среднедневному.

Не помешает и такой помощник, как калькулятор, возможно, онлайн.

Принятая методика предлагает начать с определения величины среднего дневного заработка (СДЗ). Получаем расчётное значение, последовательно разделив сумму всех выданных на протяжении расчётного периода выплат на:

• 12 (количество месяцев в году);
• 29,3 (столько дней за месяц предлагают брать п. 4 ст. 139 ТК и п. 10 Положения № 922, принятого правительством).

Полагающуюся работнику сумму отпускных (СО), получаем умножением СДЗ на ДО (дни отпуска):

СО = СДЗ х ДО

Такой образец использовать легко, если в расчётном периоде:

• не было исключённых дней;
• оплата поступала только за труд.

Сложнее разобраться, что произошло при расчёте, почему сумма отпускных оказалась меньше предполагаемой, когда приходится учитывать некоторые нюансы.

Например, когда месячный заработок работника, в полном объёме выполнившего свои обязанности, оказался ниже МРОТ. Тогда следует руководствоваться п. 18 Положения, которое правительство утвердило постановлением № 922. СДЗ в расчётах за этот месяц устанавливается не по фактическому начислению, а по МРОТ.

Не нужно забывать, что и НДФЛ расчёт отпускных должен учитывать. Его удержат в том же месяце, когда выплатят положенную отпускнику сумму.

Расчёт отпускных в стандартных ситуациях

Проще всего следовать порядку начисления отпускных, когда работником отработано в полном объёме положенное рабочее время. Тогда для расчёта оплаты отпуска СДЗ найти труда не составит. Длительность ежегодного отпуска будет стандартной, проверить её можно по трудовому договору. А величину отпускных выплат получим с помощью формулы, в которой фигурирует годовой заработок (ГЗ):

СО = ГЗ /12 / 29,3 х ДО (для оплаты отпусков нужно знать, и сколько дней они длятся).

1. Расчётный период отработан полностью

Посмотрим, как правильно рассчитать отпускные выплаты, при условии, отсутствия исключаемых по разным причинам, дней. В этом случае расчётный период принимается за 12 месяцев. Выяснив, за какой отрезок времени придётся считать, переходим к вычислению СЗД. Других данных для расчёта отпускных в такой идеальной ситуации не понадобится.

Например, работник А. в январе 2019 использовал часть полагающегося ему ежегодного отпуска, десять дней. На протяжении расчётного периода, 2018 года, оклад А. составлял 30 000 рублей. Подсчитываем:

СО = 30 000 / 29,3 х 10. Получаем 10 238,91 рубля.

Для выполнения расчётов по стандартному периоду, когда работник отработал всё, что положено, можно обойтись без помощи специалиста. Достаточно подставить в формулу известные данные о размерах заработка.

2. Расчётный период отработан частично

Сложнее пользоваться правилами расчёта отпускных, когда сотруднику не удалось полностью отработать расчётный период. Ему всё равно полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. Но рассчитывать оплату понадобится с использованием усложнённой формулы:

СДЗ = ГЗ / (ПМ х 29,3 + Д / ДН х 29,3).

В ней появилось помимо полных месяцев соотношение между:

• отработанными днями в месяцах, которые посчитали неполными;
• количеством дней, которые следовало отработать по норме.

Для наглядности проведём расчёты для работника Б., который собирается в мае 2019-го взять ежегодный отпуск. На протяжении расчётного периода он однажды побывал на больничном. Эти девять дней пришлись на ноябрь 2018 года. При ГЗ, равно 400 000 рублей, получим такое уравнение:

СДЗ = 400 000 / (11 х 29,3 + 21 / 30 х 29,3)

Получается, что СДЗ работника Б. равняется 1 166, 83 рубля. Теперь нужно высчитать СО:

1 166,83 х 28 = 32 671, 24 рубля.

Расчёт отпускных в нестандартных ситуациях

Сложнее разобраться, как рассчитывают отпускную выплату в нетипичных случаях. У каждого работника есть право воспользоваться отпуском, включая сезонников и занятых по краткосрочным соглашениям. Им оплачивают ежегодно предоставляемый отдых в соответствии с общим порядком. Но начисление выплаты за отпуск имеет некоторые нюансы для каждого конкретного случая. Поэтому лучше рассмотреть, как это делается, на примерах.

3. В месяце расчётного периода у сотрудника нет доходов, но есть учитываемые праздничные/новогодние дни

Проведём выполнение расчёта отпускных на примере работника В.

В рамках полагающегося ему дополнительного отпуска В. решил использовать 14 дней в июле 2019 года. Расчётный период берётся с 1 августа 2018-го по 30 июня 2019-го. Считая, сколько должны оплатить отпускнику В., приходится учитывать, что он уже побывал в отпуске в январе 2019 года. Поэтому в этом месяце ввиду очередного отпуска никаких начислений у В. нет. Однако нужно учитывать восемь праздничных дней по случаю Нового года. На протяжении этого времени В. не работал. Но и в январский отпуск они не вошли. Значит, их следует учесть в количестве календарных дней, которое будет фигурировать в расчётах по дополнительному отпуску.

Проведя подсчёты, получаем 329,86 дня. Для простоты примем, что ГЗ составил 329 860 рублей.

Тогда В. может рассчитывать на отпускные в размере, который получается в результате решения уравнения:

329 860 / 329,86 х 14 = 14 000 рублей.

4. Сотрудница берёт отпуск сразу после декрета

Разберёмся в порядке расчёта отпуска, заявление на предоставление которого, написала сотрудница Г. Она только вышла на работу, а перед этим занималась уходом за ребёнком, пока ему не исполнилось полтора года.

По общему правилу, когда сотрудник уходит в отпуск, пользуются, чтобы посчитать работнику сумму выплат, расчётным периодом, равным 12 месяцам до его начала. Но в случае с Г., которая взяла свой ежегодный отдых после декрета, сумма начисляется иначе. Ведь в расчётном периоде начислений не было, ибо Г. не работала. Поэтому по п. 6 Положения, принятого правительственным постановлением № 922, выплата для Г. считается по зарплате за расчётный период, предшествующий уходу в декрет.

Соответствующее разъяснение было дано в 2015 году в письме Минтруда за номером 14-1/В-972.

Сотрудницы, родившие ребёнка, вправе рассчитывать на получение отпускных сразу, после выхода на работу. Их размер окажется таким же, как и при начислениях в предыдущем случае, ещё до рождения ребёнка.

Определение размера отпускных при повышении заработной платы

Есть некоторые отличия в том, как суммы отпускных начисляются, в случае увеличения оклада. Важная особенность указана в п. 16 Положения, принятого правительственным постановлением № 922. На повышении выплат, полагающихся при предоставлении сотруднику, чей оклад повысили, ежегодного отдыха, сказывается, когда это произошло:

• в отпуске;
• до его начала, но не в рамках расчётного периода;
• в расчётном периоде.

Используемый для расчёта выплат механизм, включает коэффициент повышения (примем его за 1,20).

Как это работает, разберём на примере работника Д., которому повысили оклад, ранее равнявшийся 25 000 рублей.

Если это произошло во время пребывания на отдыхе, то повышение коснётся только дней, оставшихся до его окончания.

Величина СДЗ составит: 25 000 / 29,3 = 853,24 рубля. За оставшиеся десять дней начисление составит: 853,24 х 10 х 1,2 = 10 238,88 рубля. Что больше, чем было ранее, на 1 706, 48 рубля.

5. Зарплату повысили после расчётного периода, но до начала отпуска

Разберёмся, как рассчитывается сумма отпускных, если повышение оклада работника Д. пришлось на число, наступившее по окончании использовавшегося расчётного периода. Но в отпуск он ещё не ушёл.

Чтобы вычислить, сколько полагается перечислить, нужно знать:

• СДЗ;
• коэффициент повышения;
• продолжительность предстоящего отдыха.

Проводим расчёты: 853,24 х 1,2 х 28. В результате имеем начисленные отпускные сотруднику Д. в размере 28 668,86 руб.

6. Увеличение зарплаты в расчётный период

Посмотрим, как рассчитать отпускные работнику Д., заработная плата которого повысилась за полгода до отпуска. Для исчисления суммы отпускных понадобится учесть:

• заработок сотрудника за месяцы до повышения;
• после него.

Складываем для получения ГЗ: 25 000 х 6 + 30 000 х 6. Получаем ГЗ, равный 330 000 рублей. Теперь остаётся определить СДЗ и умножить на продолжительность отпуска. Считаем:

330 000 / 12 / 29,3 х 28 = 26 279,86 рубля

Простота проведения расчётов не должна вводить в заблуждение. Ведь в них не учтены периоды, исключаемые из расчётного, и суммы, которые не посчитают оплатой труда.

Премии, которые оплатой труда предусмотрены, письмо Минтруда № 14-1/ООГ-7105 за 2016 год, предлагает учитывать, когда берётся расчётный период. В случае не полностью отработанного года это делается с соблюдением соответствующей пропорции. Так рекомендуется поступать в письме Минздравсоцразвития № 535-17 за 2008 год.

Заключение

Правильно используя формулу расчёта отпускных, можно самостоятельно высчитать полагающуюся отпускнику сумму. Правда, придётся не полениться и вспомнить все обстоятельства, которые тем или иным образом влияют на проведение подсчётов. После чего при помощи калькулятора провести несколько арифметических операций. На многих сайтах подобные услуги всем желающим предоставляются онлайн.