Должностная инструкция главного бухгалтера и её образец

Должностные инструкции главного бухгалтера коммерческих структур и бюджетных учреждений отличаются от типовых документов простого бухгалтера предприятия. Главный бухгалтер — это руководитель, который выполняет зачастую функцию экономиста и аудитора, анализирует эффективность работы фирмы или бюджетной организации. Зачем нужна инструкция для работы этого специалиста? В чём отличия разновидностей этого документа?

Рассмотрим подробнее особенности этого важного документа для рациональной организации работы компаний и государственных, муниципальных структур.

Обязательна ли должностная инструкция

Существование такого внутреннего документа для фирмы или предприятия как, должностной инструкции – необязательно. К такому выводу можно прийти, если внимательно изучить нормы Трудового кодекса. В них прямо указан исчерпывающий обязательный перечень информации для правильного составления и признания законным трудовой договор. В этом перечне наличие должностной инструкции не указано.

Государственные служащие, служащие правоохранительных и других специальных структур имеют обязательные правила и нормы. Однако исполнение ими трудовых обязанностей называется «службой» и выходит за рамки стандартных трудовых отношений и регулируется уставами и специальным законодательством.

Вместе с тем наличие такого документа на фирме положительно скажется на выполнении обязанностей обеими сторонами: работодателя и работающего. Прописав чёткие правила и круг обязанностей, можно избежать конфликтов и заранее обозначить круг ответственности.

Документ под названием «Должностная инструкция» включён в перечень государственного стандарта управленческой документации, актуален состоянием на 20 февраля 2019 года.

А также есть рекомендационные требования к коллективным договорам и текстам контрактов со специалистами, по направлениям. В этих текстах чётко указывается на необходимость составления и подписания сторонами трудового договора, отдельной инструкции, связанной с выполнением рабочих обязанностей. В этом тексте профсоюзы говорят об обязательном исчерпывающем списке видов работ, которые предусмотрены для сотрудников.

Значительное их расширение позволяет спекулировать на теме квалифицированности сотрудника и позволит, нарушая права работающего, уволить его с должности только потому, что он якобы «некомпетентен». В то же время речь может идти о смежных специальностях и годах обучения по непрофильным направлениям. Конкретность текста этого документа усилит отдачу от сотрудника и позволит ему почувствовать себя профессионалом, придаст уверенность его силам.

Специалисты по организационному менеджменту рекомендуют прописать в должностной инструкции не только общие термины, известные из учебников и лекций по бухучёту, но и вписать в инструкции конкретные требования, необходимые к исполнению ритмично, то есть каждый день, неделю, месяц или квартал.

В тексте может быть указаны важные подробности рабочего режима сотрудника с должностью главный бухгалтер:

• до такого-то дня ежемесячно сдать отчёт об эффективности работы подразделения по производству готовой продукции;
• указать раз в квартал на критические показатели роста/падения производства, прибыльности совету директоров;
• провести контроль выполнения всех текущих транзакций фирмы состоянием на 17.00 ежедневно;
• ежедневно, утром, не позже 10.00 провести сверку текущей дебиторской задолженности и, подать контрольную информацию по этому вопросу, директору до 12.00.

Такая конкретика освободит сотрудников от излишней неконкретности действий и приносит высокую эффективность для выполнения тактических задач фирмы. В то же время излишняя конкретизация действий и забюрократизированность работы компании, может остановить её развитие. Сотрудники не будут видеть пути совершенствования организации рабочего времени. Поэтому вписывая конкретные примеры, чёткие алгоритмы, стоит ограничиться только самыми необходимыми действиями и теми, которые реально влияют на эффективность управленческих решений. Оставляя свободу действий главному бухгалтеру, фирма даёт ему право, как одному из ведущих руководителей фирмы, увидеть пути оптимизации процессов в бухучёте.

Для чего нужна должностная инструкция

Прежде всего должностная инструкция необходима для того, чтобы разграничить обязанности сотрудника и указать на обязательные. В принципе, она может дублировать выписанные в контракте позиции по конкретным требованиям учредителя или директора к сотруднику, нанятому на выполнение работы постоянно или временно.

Важно помнить как для работающего, так и для работодателя, что текст такого документа может стать одним из обоснований увольнения или поощрения. Если в документе расписаны конкретные показатели и требования, то ссылаясь на их фактическое невыполнение или наоборот образцовое выполнение, можно инициировать вопрос о расторжении трудового договора и наоборот – повышения премиальных выплат.

Если новый сотрудник не знает весь объём работы, то именно в этом внутреннем документе, есть полный, исчерпывающий список основных обязанностей.

Понимая меру ответственности и круг своих полномочий, сотрудник сможет максимально эффективно работать и приносить фирме пользу.

Но, если работающий перестанет обращать внимание на замечания руководства, тогда по статье 81 ТК, он может быть уволен в связи с «несоответствием занимаемой должности».

Кто обязан составлять должностные инструкции

Как правило, на фирме или в государственной организации такие документы составляются кадровиками, то есть специальными служащими, которые занимаются подбором и сопровождением работающих на предприятии. Зачастую эту функцию на небольших фирмах и в учреждениях, где нет текучести кадров, могут выполнять бухгалтера или главные бухгалтеры, заместители директоров по персоналу.

В частном секторе обязанность составить этот документ обычно возлагается на того, кто ведёт кадровый учёт на предприятии – бухгалтера. В небольших компаниях руководитель сам может составлять и подписывать текст такого документа.

Если есть на предприятии уполномоченный профсоюзный орган, он по условиям коллективного договора, принимает участие в составлении таких инструкций, и прочих регулирующих трудовые обязанности, документах.

Однако право составление инструкций по приказу директора остаётся у руководителя. Поэтому кадровое подразделение обычно визирует эти документы у главного менеджера фирмы.

Этот же менеджер предлагает существенные изменения в текст и предложения по поводу приближения текста к текущим задачам фирмы.

Как составить должностную инструкцию главного бухгалтера

Главный бухгалтер фирмы или предприятия – это едва не второе по значимости лицо на предприятии. Именно от этого сотрудника зависит ритмичность экономической жизни фирмы и её защищённость от проверок, санкций со стороны государства из-за нарушений по неосторожности.

Для составления таких инструкций необходима консультация с кадровым отделом и использование типовых текстов. Нелишним будет привлечение юриста или юридический отдел фирмы. Они предусмотрят необходимые нюансы, связанные с защитой интересов компании и возможными санкциями (в том числе финансовыми) против нерадивого сотрудника, которому доверяют деньги фирмы.

Основные правила должностной инструкции бухгалтера

Как распределить обязанности правильно и так, чтобы это дало максимальный эффект? Прежде всего следует обратить внимание, что является самыми важными функциями этого сотрудника. Для этого вспомним основания, которые используются работодателем для увольнения с должности именно этой категории сотрудников:

• совершение хищения, в том числе действий, виновником которых является сотрудник, обслуживающий денежные или товарные ценности;
• факт принятия решения главным бухгалтером, которое повлекло за собой ущерб для фирмы.

То есть в инструкции обязательно должны быть указаны предостережения от таких действий. А также основной задачей именно этой категории сотрудников является организация ведения бухгалтерского учёта – это прямая норма законодательства.

Особые требования предъявляются к главному бухгалтеру открытого акционерного общества, включая требования по наличию образования и опыта работы, наличия доверительности к его действиям.

Закон жёстко регламентирует необходимый уровень подготовки и точечно указывает на необходимую компетентность специалиста:

• высшее законченное образование (без ограничений по профильности);
• наличие стажа работы по работе с бухгалтерией предприятия или организации, осуществления деятельности в области аудиторских решений не менее 3 лет с учётом, что этот трудовой стаж засчитан за последние 5 лет;
• отсутствие судимости, которая не погашена в отношении преступлений, связанных с экономическими правонарушениями.

Если в случае приглашения на работу главного бухгалтера частного сектора или госучреждения, требования могут быть минимальными, то в этом случае – только такими. Это связано с высокой степенью риска, поскольку предприятие этой формы собственности, несёт ответственность не перед одним юридическим лицом, где есть несколько контролёров исполнительности бухгалтера. Акционерное общество – это зачастую крупное коммерческое предприятие, где множество собственников, которые не ведут прямого надзора над деятельностью фирмы. И потому государство установило особые требования именно к этой категории сотрудников фирмы с многочисленными акционерами.

Какие ещё требования выдвигаются к главному человеку в экономической службе фирмы?

Один из важнейших критериев – неразглашение коммерческой тайны, использование коммерческой информации компании с учётом того, что она может быть использована конкурентами для нанесения вреда фирме. Поэтому главный бухгалтер должен уметь распоряжаться информацией фирмы, контролировать её потоки и ограничивать при необходимости, доступ к целостной картине экономического состояния компании.

Если конечно, открытость и аудиторский вывод по фирме, не является обязательством компании перед акционерами или собственником.

Важно указать и то, что включение в трудовой договор, а таким образом и в инструкцию, описывающую круг обязанностей сотрудника дополнительных, не предусмотренных прямо, обязанностей, возможно только по соглашению сторон.

Образец должностной инструкции главного бухгалтера

Детализируем текст инструкций с помощью примеров и обозначим их отличия, в зависимости от особенностей организационной структуры предприятия.

В большинстве случаев отличий нет, кроме как организации линий взаимодействий между руководством и руководителем экономической службы предприятия, специалиста, ведущего бухгалтерский учёт на предприятии.

Должностная инструкция главного бухгалтера учреждения

Рассмотрим детальнее пример по тексту инструкции прав и обязанностей главбуха учреждения. Здесь, как и в обычной коммерческой структуре, требуется уделить особое внимание работе учреждения и качественному выполнению взятых обязательств как сотрудника некоммерческой структуры.

Скачать образец должностной инструкции главбуха учреждения (.doc)

Главный бухгалтер учреждения должен направить свои усилия на четыре главных направления:

• качественно и вовремя исполнять задания по экономическому управлению учреждениям для выполнения поручений руководителя;
• выполнения социально-культурных целей деятельности учреждения;
• выполнения всех других поручений руководителя для реализации на практике функций некоммерческой структуры;
• выполнение заданий, связанных с ведением бухгалтерского учёта для сохранности, эффективного использования недвижимости и прочих активов, которые используются на правах оперативного управления учреждением.

Также в тексте документа могут быть обозначены специфические задачи для сотрудника. Например, ведение специального учёта ценностей и выполнения других функций материально ответственного сотрудника учреждения некоммерческого направления.

Должностная инструкция главного бухгалтера бюджетного учреждения

Инструкция главбуха бюджетного учреждения имеет особенности. Прежде всего, здесь прописывается чёткое взаимодействие с вышестоящей структурой, то есть теми, кто контролирует финансовую документацию и распоряжение средствами бюджета.

Скачать образец должностной инструкции главного бухгалтера бюджетной сферы (.doc)

К таким координаторам могут относиться служащие и отделы муниципалитета, федеральных структур, министерств, ведомств. Важно указать в тексте документа иерархию взаимоотношений и определить круг обязанностей.

В отличие от коммерческой бухгалтерской структуры, здесь необходимо действовать только в рамках предписаний и исполнения их по вертикали.

Закон также обязывает бюджетное учреждение (муниципальное или государственное), отвечать по обязательствам, теми средствами, которые есть на счетах, предоставлены бюджетом для выполнения специфических функций учреждения.

Образец должностной инструкции главного бухгалтера ООО

Этот документ является самым простым среди похожих документов. В нём собраны основные положения по правам и обязанностям главбухов обществ с ограниченной ответственностью – популярных среди мелкого и среднего бизнеса, форм организации коммерции.

Скачать образец должностной инструкции главбуха ООО (.doc)

Отличительная черта должностных инструкций главного бухгалтера ООО – увеличение нагрузки на бухгалтерскую службу, для ведения кадрового учёта и прочих дополнительных обязанностей:

• передача статистических отчётов;
• ведение деловой переписки;
• рассмотрение договоров;
• контроль за выполнением обязанностей контрагентами фирмы;
• выполнение решений по финансированию текущих закупок и поставок в больших размерах на предприятии (уточнение и контроль расчётных операций).

Большинство обязанностей такого сотрудника связаны с тем, чтобы вовремя сдать отчёт, урегулировать вопрос с контрагентами, избежать санкций и максимально повысить прибыльность фирмы.

С одной стороны — это больше забота менеджера фирмы. Но в реальности, они вместе отвечают за экономический результат компании, поскольку ведение бухгалтерской отчётности и сравнение результатов в разных периодах наглядно демонстрирует эффективность работы всей фирмы и конкретных руководителей, в частности.

Наряду с директором или учредителем ООО, бухгалтер несёт зачастую и прямую материальную ответственность за некоторые направления, в частности передачу в госорганы отчётов и уплаты налоговых обязательств, если на счетах есть деньги.

От некачественной работы бухгалтера предприятия зачастую может зависеть не только экономическая эффективность, но и прямо зависит мнение потенциальных клиентов о самой фирме, обязательности её сотрудников и качестве работы компании на рынке.

Аккуратное ведение отчётности по бухгалтерии, имеет и ещё один несомненный плюс. Зафиксированное в обязанностях аккуратное и повседневное ведение электронного и бумажного архива расчётов фирмы, позволит избежать любых потенциальных неприятностей. Речь может идти как о выяснении отношений через суд со стороны коммерческих партнёров, так и о претензиях насчёт законодательства со стороны государственных, проверяющих, контролирующих органов.

Полезное видео

Как стать бухгалтером, в том числе главным, и что должен знать и уметь этот специалист? Как работает бюджетный бухгалтер или специалист в некоммерческом учреждении? Какие особенности работы специалиста именно этого направления – смотрите в полезном видео с мнением эксперта в бухгалтерской отрасли.

Заключение

Бухгалтер — руководитель предприятия, но только в экономическом секторе. Менеджер определяет все самые важные направления развития и деятельности фирмы. Главный бухгалтер — видит управление фирмой через экономические механизмы: деньги на счету, долги за продукцию или будущую прибыль от поставок. Он понимает, сколько необходимо денег на текущие расходы, чтобы фирма работала, а также сколько денег необходимо на поддержание конкурентности компании, в будущем.

Не столь важно, будет это некоммерческая структура или обычное ООО, ответственность бухгалтера не уменьшается. Именно этот специалист является важным форпостом экономической безопасности фирмы или государственного учреждения.