Электронный листок нетрудоспособности – как выглядит и как его получить

Использовать электронный больничный вместо привычного бумажного, намного удобнее. Хлопот с таким документом в десятки раз меньше, чем с отпечатанным и заверенным бланком обычного листа нетрудоспособности. Такая система учёта позволяет снизить расходы на обработку данных, повысить эффективность принимаемых решений и сводит к нулю количество ошибок во время заполнения. Немаловажно, что в этом случае есть гарантия создания архива данных, которые многократно защищены от их утраты.

Что такое больничный, оформленный с помощью виртуальной системы «Соцстрах»? Как его получить и как им пользоваться? Объясним всё в деталях.

Электронный листок нетрудоспособности: его особенности и причины нововведения

Привычная система бумажных листов нетрудоспособности уходит в прошлое. Почему государство ввело переход на электронный больничный лист? Суть такой реформы понятна, если вспомнить, сколько требовалось ранее усилий для получения средств из фонда социального страхования. Кроме, хождений по кабинетам врачей, процедур, пребывания на стационарном уходе, требовалось много времени для подтверждения достоверности данных больничного.

Печать врача, который подтверждал диагноз, печати и подписи больницы – это минимум час-два времени на очередь и уточнение данных. Кроме того, требовалось передать оформленный документ в бухгалтерию и надеяться, что её сотрудники успеют в срок всё оформить и выплатить пособие.

Большинство крупных частных компаний и прогрессивно настроенных бухгалтерских служб государственных предприятий перешло или запланировало в ближайшее время перейти на онлайн-форму общения с врачами, подтверждающими лечение сотрудника. Это решает минимум три проблемы, с которыми всегда сталкивается экономическая служба предприятий:

• быстрый обмен данными с Фондом соцстрахования для текущей выплаты;
• точный и верифицированный документ, который не поддаётся манипуляциям и посторонним изменениям;
• устранение непродуктивной работы бухгалтеров компании или госпредприятия для проверки и архивирования бумажных документов.

Разъясняет использование и оформление листов нетрудоспособности из-за болезни, федеральный закон, постановления правительства РФ и приказ Министерства здравоохранения и социального развития от 2011 года под номером 624н.

Внешний вид электронного больничного

Стандартный листок нетрудоспособности должен выглядеть как бумажный образец, однако, не столько по внешнему виду, сколько по содержанию. Кроме данных о работающем, в виртуальный документ этого образца вносят защищающие его от подделок и манипуляций, уникальные цифровые данные. В том числе в нем проставляется автоматически сгенерированный личный номер, который можно проверить по единой системе.

Электронные больничные листы, как выглядят они с экрана монитора, отличаются от привычных бумажных бланков строгой отчётности. Документ выглядит как таблица онлайн-файла с возможностью внесения в неё данных – цифровых показателей и словесных определений. Текст больничного вносится в общую базу «Соцстрах», доступ к которой могут получить в определённом объёме только те, кто имеет право на её просмотр и использование.

Заполняя по форме, образец листа нетрудоспособности, невозможно испортить сам документ или внести в него ошибочные данные. Авторы изменений онлайн-шаблона, указывают определённые сведения и могут, при необходимости, внести изменения. Именно поэтому такой документ намного удобнее, чем старый вариант с бумажным носителем. Бланк на бумаге приходилось отменять, если в него внесены ошибочные данные, и только потом переоформлять, теряя много времени на дублирование данных.

Как работает система

Во время приёма у врача, работающий лично обязан подтвердить своё желание открыть электронный вариант больничного. Такое решение гражданина заверяется в каждом конкретном случае личной подписью работающего. На этом же бланке указывается, что работающий не против предоставить свои персональные данные для обработки государственной системе учёта больничных листов и других социальных выплат.

Есть разновидности предприятий или фирм, где виртуальные системы обмена данными не используются. В таком случае работающий вынужден просить использовать бумажные носители для оформления листа нетрудоспособности. Оформление ЭЛН может происходить только по личному, письменному согласию работающего.

В ФСС электронный больничный поступает сразу же, после оформления и закрытия. Скорость обработки таких данных минимум в 3 раза выше, поскольку вместо 10 дней, этот лист нетрудоспособности обрабатывается не более чем за 3 дня.

Лист нетрудоспособности работает как официальный документ только в тех структурах, где принят электронный документооборот, а бухгалтерия использует это в ежедневной практике.

Талон на выдачу листа нетрудоспособности превращается теперь в воспоминание. Врач самостоятельно всё оформляет и регистрирует информацию в онлайн-системе. Никаких дополнительных действий со стороны работающего, не требуется.

Законодательство не обязывает работодателей покупать и устанавливать систему, с помощью которой создаются документы в онлайн-режиме. Поэтому перед тем, как попросить оформить ЭЛН, следует уточнить список организаций, принимающих больничный в такой форме. Иначе может потребоваться его аннулирование и выдача в виде стандартного бумажного бланка.

Действия работодателя

Как правило, если документооборот организации основан на онлайн-обмене, оформление электронного листа нетрудоспособности происходит за десять — пятнадцать минут. В такой временной промежуток можно не только сформировать документ, но и рассчитать выплату и заполнить все необходимые данные.

Первый шаг: назначенный ответственный за ведение листов нетрудоспособности сотрудник, регистрирует в информационной системе конкретное юридическое лицо. Часть системы открыта только для работодателя, именно с целью заполнения своей части виртуального документа. Детальная инструкция по регистрации есть на сайте ФСС.

Далее алгоритм действий такой:

• работник принёс сгенерированный системой номер электронного больничного;
• бухгалтер входит под своим кодом в систему и видит все данные для заполнения;
• оценивается информация, внесённая врачом — статус заболевшего сотрудника, время необходимое для выздоровления и другое;
• проводится подсчёт данных для выплат по первым дням листа нетрудоспособности.

Получение

Если используется система оформления больничного в электронном виде, дополнительных действий от работающего, не потребуется.

Чтобы получить электронный больничный лист, работодателю достаточно быть зарегистрированным и подключённым к системе «Соцстрах». Как найти необходимый документ во всей системе? Достаточно знать уникальный код документа, который передаёт работающему врач.

Ограничение действий по ЭЛН возможно только в том случае, если предприятие не подключено к общегосударственной системе для застрахованных лиц.

Вопросы о том, как получить электронный больничный или как его подключить отпадают сами собой, если бухгалтерия предприятия интегрирована в систему «Соцстрах».

Заполнение электронного больничного листа

ЭЛН заполняется специалистами:

• компании, госучреждения, предприятия, где работает застрахованный сотрудник;
• лечащим врачом, который вносит в систему «Соцстрах» все необходимые данные;
• Фонд соцстрахования, указывая факт выполнение выплат, сроки и суммы пособий.

Если регистрируется безбумажный вариант, то только в виртуальный бланк вносятся необходимые данные. Бумажный вариант в таком случае не заполняется и не выдаётся на руки работающему.

Порядок заполнения работодателем ЭЛН ничем не отличается от стандартных действий бухгалтерии при оформлении бланка нетрудоспособности. Рассчитывается необходимая сумма, указываются все расчётные данные. После формирования документа, он регистрируется и отправляется в общую базу данных.

Оплата

Обычное время предоставления пособия после оформления ЭЛН – три дня. Такой срок выплат гарантирован в регионах, где действует система прямых выплат.

Как распечатать ЭЛН

Распечатка не потребуется, поскольку на работу можно предоставить уникальный номер документа.

Заверять печатями, подписями или приносить распечатки на сверку, нет необходимости. С помощью уникального номера можно виртуально, в любом месте, где есть доступ к системе «Соцстрах», открыть документ и проверить его достоверность и содержание.

Если всё же есть желание и необходимость распечатать документ и сверить внесённые в него данные, для этого достаточно выполнить три действия:

• через сайт госуслуг зайти в личный кабинет застрахованного пользователя;
• после того как откроется бланк заполненного больничного, найти кнопку «Печать»;
• указать печать заполненного бланка, предварительно просмотрев правильность настроек вывода информации на принтер.

Действия работника

Как оформить электронный больничный на практике? Во время посещения врача необходимо указать, что есть необходимость оформить онлайн-документ. Во время закрытия больничного, нужно узнать уникальный номер документа и передать его в бухгалтерию для начисления.

Чтобы проконтролировать верность передаваемых в ФСС данных, посмотрите на заполненный бланк. Если в него внесены ошибочные или искажённые данные, можно обратиться в бухгалтерию или к врачу, для уточнения данных и исправления.

Получение

Деньги Фондом соцстрахования и бухгалтерией будут начислены после того, как обе стороны получат подтверждение о заполнении всех пунктов закрытого листа нетрудоспособности. После окончательных корректировок, государственный фонд и предприятие смогут выплатить причитающуюся сумму помощи по нетрудоспособности.

Для получения данных по всем оформленным через ФСС документам, работающий заходит в личный кабинет на сайте Фонда. Есть возможность сортировать документы по необходимым критериям, например, по дате, месту работы, месту выдачи.

Как продлить электронный больничный лист

Все действия по продлению ЭЛН и выписку электронного листка нетрудоспособности при необходимости, может сделать лечащий врач.

Проверка больничного листа онлайн

Как проверить электронные больничные листы? Для этого достаточно иметь доступ к системе государственных услуг.

Редактирование данных для пользователя закрыто, но проверка информации в доступе 24 часа в сутки и в полном объёме. Открывая на сайте Фонда информацию, проверяющий его содержание застрахованный пользователь, получает также доступ к калькулятору начислений. Он также видит все параметры документа – даты, подписи, сроки, указанную в нём информацию.

Проверяют содержание заполненного документа и на предприятии, чтобы согласовать правильность начислений и достоверность данных. С помощью системы «Госстрах», возможна координация действий специалистов Фонда и бухгалтерской службы.

Если работодатель не принимает электронный больничный лист

Такая ситуация возможна, поскольку жёсткого требования безоговорочно принять электронный больничный, у частного бизнеса или на предприятии, нет.

Практически не используется электронный документооборот в бизнесе, где малое количество работающих. В таком случае нет необходимости использовать специально оборудованное рабочее место для доступа к системе «Соцстрах». Тогда, оформленный ЭЛН отменяется по требованию работающего. Вместо него, выдаётся обычный бумажный образец документа, с аналогичной юридической силой.

Как посмотреть электронный больничный лист через Госуслуги

Для этого достаточно использовать любой из способов верификации пользователя на сайте госуслуг. После входа в систему, открываются персональные данные пользователя. Их можно просмотреть для контроля начислений пособий соцстрахования.

Преимущества и недостатки электронного оформления

Основное преимущество ЭЛН — долговременное хранение данных и невозможность фальсификации информации.

Если у сотрудника и менеджмента компании есть желание быстро обмениваться верифицированными данными для ускоренной процедуры начисления и выплаты денег, тогда следует обязательно использовать ЭЛН. Для этого необходимо провести подключение к онлайн-системе и применять её работе. Требуется и определённая перестройка мышления сотрудников, которые занимаются бухгалтерским учётом.

Все этапы начисления пособий в такой системе, работающий может контролировать самостоятельно. Вход в систему и использование ЭЛН возможно только с согласия работающего. Такая персональная проверка согласия проводится каждый раз. Работающий сохраняет право выбора.

Недостаток онлайн-оформления в основном относится к необходимости использовать выделенное персональное рабочее место для бухгалтера с подключением к системе “Соцстрах”. Особенно это актуально для микробизнеса с занятостью в несколько человек, где нет потребности в управлении большим массивом персональных данных работающих.

Останется ли бумажный вариант

Окончательное решение об упразднении бумажного варианта может принять только государство. Только органы власти могут внести изменения в федеральное законодательство и другие подзаконные акты, регламентирующие эти вопросы.

Скорее всего, такая форма документации даже в отдалённом будущем, сохраниться для небольших коммерческих структур.

Заключение

Электронный документооборот больничных листов удобен, как работодателю, так и работающему. Использование вместо стопок бумаг данные, переданные по защищённому каналу, позволяет оптимизировать рабочее время врачей, бухгалтеров, руководителей, самих сотрудников, открывающих ЭЛН.

Использование информационных систем для передачи данных о больничном листе, даёт выигрыш экономике страны и конкретному человеку. Прозрачность использования средств и начисления страховых выплат, в этом случае, гарантировано.

Оперативность проверки данных позволяет ускорить в три раза выплаты по листу нетрудоспособности, независимо от сложности начислений и географии расположения фирмы или предприятия.