Ведение кадрового делопроизводства на предприятии с нуля: пошаговая инструкция для новичков

Любая компания, которая имеет наёмный труд, где бы она ни была расположена, в Москве либо ином населённом пункте, ведёт кадровое делопроизводство. Отвечает за это отдельный сотрудник, обладающий определёнными знаниями, либо специально созданная с этой целью служба.

Подобную работу в любой момент может проверить инспекция по труду, а потому важно, чтобы всё было в полном порядке, иначе организации грозит штраф. В связи с этим, если знаний у человека, который будет выполнять такие функции, ноль в рассматриваемой области – это следует немедленно исправить!

Содержание

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

+7 (499) 455-12-41 Москва, Московская область
+7 (812) 426-14-65 Санкт-Петербург, Ленинградская область
+7 (800) 500-27-29 доб. 529 Регионы (звонок бесплатный для всех регионов России)

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства гласят, что существует обязательная и рекомендованная документация. В основном предприятия самостоятельно разрабатывают свои шаблоны, опираясь на существующие рекомендации. В целом можно определить, что кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, направленную на организацию работы с кадровыми материалами. Рассмотрим существующие бумаги и как правильно их составить.

Нормативные документы по кадровому делопроизводству

Все нормативные документы по кадровому делопроизводству можно разделить на две основные категории:

  • локальные нормативы;
  • бумаги, что составляются при оформлении трудовых отношений.

Так, в первую категорию можно отнести следующие материалы:

  • штатное расписание;
  • положение об оплате труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • график отпусков и др.

Ко второй группе относят такие бумаги:

  • трудовые договоры;
  • кадровые приказы;
  • материалы по учёту рабочего времени;
  • трудовые книжки, карточки сотрудников и прочее.

Шаг 1: обеспечьте кадровое делопроизводство

Сначала следует определить лиц, ответственных за рассматриваемый кусок работы. Необходимо проследить, чтобы они имели нужное обучение и знали, как справляться с поставленными задачами.

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников

Чёткого определения, сколько работающих должно заниматься подобными функциями, в нормативах не предусмотрено. Исходя из масштабов предприятия, его штата, финансовых возможностей и прочих факторов, в такой роли может выступать один кадровик, человек, работающий по совместительству (сюда входит как внутреннее, так и внешнее совмещение) либо целая кадровая служба.

Шаг 2: изучите учредительные документы

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с изучения учредительной документации. Первое, на что нужно обращать внимание – чтобы название организации в кадровых документах соответствовало тому, как оно прописано в учредительных бумагах. Далее, важно установить, кто числится уполномоченным лицом, которое вправе подписывать кадровые материалы. Ошибкой будет, когда нанимателем в трудовом договоре указан один человек, а подписывает его в конце совсем другой.

Шаг 3: разработайте штатное расписание

Следующий шаг, которого требует организация кадрового делопроизводства – это составление штатного расписания. Оно отображает, в каких специалистах нуждается предприятие для выполнения поставленных задач. Нужно следить за тем, чтобы ни одна нужная должность не осталась вне штата.

Кто отвечает за разработку штатного расписания

Интересуясь, в чём заключается работа по документопроизводству, важно понимать, кто из тружеников, какие функции выполняет. Так, штатное расписание обычно составляет экономист по труду. Однако не во всех организациях, особенно небольших, есть такая должность. Тогда подобные обязанности лягут на плечи сотрудника, которого назначат ответственным за составление проекта штатного.

Шаг 4: определите необходимое количество локальных нормативных актов

Число и суть внутренних нормативов того или иного предприятия могут варьироваться исходя из особенностей его деятельности. Универсального списка, что подошёл бы абсолютно всем организациям, не существует.

Разбирая основы кадрового делопроизводства с нуля, рекомендуем учитывать следующие правила:

  1. По трудовым нормативам лишь представители микропредпринимательства вправе не составлять локальные акты. В таком случае все вопросы, которые должны регулироваться подобными материалами вносятся в положения трудового договора.
  2. Существует ряд бумаг, обязательных для всех предприятий. К ним относят, например, правила внутреннего распорядка, материалы, регламентирующие систему оплаты труда, график отпусков и некоторые другие. Иногда те или иные становятся обязательными исходя из вида деятельности. К примеру, организации, работа в которых предусматривает частые командировки, нуждаются в разработке соответствующего положения.
  3. С внутренними актами труженик ознакамливается под подпись.

Шаг 5: проверьте, как оформлен на работу руководитель

Определяя, с чего начать деятельность в новой организации, проверьте документальное оформление руководителя. Нужно учитывать, что он обладает двойным статусом: с одной стороны, является исполнительным лицом юрлица, а с другой — выполняет обязанности, связанные с руководством. На начальника должен быть составлен приказ о назначении его генеральным директором, а также трудовой договор и приказ о приеме на работу.

Шаг 6: разработайте проект трудового договора

Правила ведения кадрового документопроизводства гласят, что основным актом, регламентирующим трудовые правоотношения, является трудовой договор. Составляя его, важно проследить, чтобы на бумаге были прописаны все важные моменты, связанные с рабочим процессом. Не удивительно, что именно за него инспекция по труду выписывает наиболее высокие штрафные санкции.

Типовая форма соглашения существует лишь для государственных и местных органов. Частные же структуры разрабатывают такую документацию самостоятельно. Занимаясь её разработкой, стоит учитывать следующие нюансы:

1. В договор должны быть включены обязательные положения:

  • ведомости о работнике и нанимателе;
  • ведомости о материалах, удостоверяющих личность труженика и полномочия нанимателя;
  • номер налогоплательщика;
  • место и дата подписания соглашения;
  • срок действия документа (если заключается срочный);
  • гарантии и компенсации за выполняемые обязанности;
  • режим работы;
  • условия и характер труда.

2. При составлении документации учитывайте специфику работы вашего предприятия. Возможно, есть отдельные нормативы, которые регулируют именно вашу категорию деятельности.

3. Если функционирование фирмы касается материальных ценностей, желательно сразу определить лицо, которое будет за них ответственным.

Шаг 7: подготовьте материалы для заполнения трудовых книжек новоприбывших тружеников

Определите, кто будет отвечать за заполнение, сбережение, учёт и выдачу трудовых. Если это не то лицо, что ведёт делопроизводство, и такие функции прямо не прописаны в его должностной инструкции, потребуется составить отдельный приказ. Далее, работающий, что ведёт кадровый учёт, должен позаботиться о том, чтобы на предприятии было достаточно бланков трудовых и вкладышей в них.

Подобные материалы считаются документацией строгой отчётности. Представители бухгалтерии ведут приходно-расходную книгу таких бумаг. А вот ведение журнала учёта движения трудовых ложится на плечи кадровиков.

Шаг 8: подготовьте материалы для ведения кадровой работы

Кадровые процессы начинаются с оформления тружеников. Рассмотрим, что будет входить в требуемую документацию.

Список документации, что потребуется кадровику для оформления новоприбывших работников

Заключаться соглашение будет со следующим типовым набором материалов:

  • внутренние акты, с которыми следует ознакомить труженика;
  • проект трудового договора;
  • приказ о приёме;
  • личная карточка.

Если у кандидата на определённую должность нет трудовой, потребуется обратиться в бухгалтерию для её выдачи, о чём нужно сделать отметку в соответствующем журнале.

Как принять изменения к трудовому договору

Чтобы внести коррективы в такой нормативный документ, как трудовой договор, следует подготовить такие бумаги:

  • соглашение о внесении изменений либо дополнений в основной договор;
  • приказ об изменении условий труда с указанием их причин, предложение перейти труженику на другую должность и т.д., исходя из обстоятельств ситуации.

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода

Процесс перехода оформляется:

  • в случае временного перехода на иную работу – дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ по форме Т-5 или Т-5а;
  • при окончательном переводе – допсоглашение и приказ, что имеет форму Т-2.

Материалы для оформления отпусков

Новый кадровик также обязан быть в курсе того, что организация обязана иметь определённую документацию для оформления отпусков. В неё входят:

  • график отпусков;
  • уведомление труженика о начале его отпускной кампании;
  • приказ на отпуск.

Подобный список может варьироваться в зависимости от ситуации. Так, к примеру, если человек хочет уйти в отпуск не по графику, а на основании своего заявления, письменного уведомления не будет.

Как оформить увольнение работников

При увольнении потребуется документ, на основании которого происходит расторжение трудовых отношений. Конкретный его вид будет зависеть от причины увольнения. Так, при уходе лица по собственному желанию в такой роли выступит заявление, а при соглашении сторон – соответствующее соглашение.

В любом случае потребуется составить приказ, с которым увольняющегося следует ознакомить под подпись. При невозможности это организовать, либо если лицо отказывается подписываться, в документе об этом делается соответствующая отметка. Как правило, все подписывают бумагу, так как им нужно ещё забрать свою трудовую. Ведение трудовых предполагает внесение определённой записи в книжку на основании изданного приказа. После её выдачи в личной карточке и книге учёта об этом делается отметка.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

При ведении кадрового делопроизводства часто можно столкнуться с различными ошибками. К примеру, когда документацию составляет человек, не имеющий на то полномочий, либо подписывает бумаги не начальник, а другой сотрудник, к примеру, бухгалтер.

А также ошибки часто встречаются в несоответствии данных, указанных в кадровых материалах и тех, что содержатся в учредительной документации. Иногда неправильно указывается срок договора с директором предприятия, когда он не соответствует реальному времени его управления. Перед составлением документов перепроверяйте правильность их оформления, иначе в дальнейшем ошибки могут привести к негативным последствиям, в том числе и штрафным санкциям.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

Начинающие кадровики могут воспользоваться следующими рекомендациями при организации документооборота в своей компании:

  • при разработке штатного расписания учитывайте потребности в кадрах, которые будут выполнять те или иные функции;
  • перепроверьте правильность оформления документов начальника;
  • разработайте собственные шаблоны трудовых договоров;
  • подготовьте комплект обязательных внутренних нормативов;
  • подготовьте материалы, требуемые для приёма человека на работу;
  • подготовьте шаблоны бумаг о процедурах передвижения персонала (отпуск, увольнение, премирование и т.д.).

Обращайте внимание на нормативы, регулирующие особенности ведения конкретно вашего вида деятельности!

Полезное видео

Чтобы лучше понимать, в чём заключается деятельность, связанная с кадровым делопроизводством, и что обязаны знать кадровики, просмотрите представленное далее видео.

Заключение

Порядок ведения кадрового делопроизводства – важный момент в деятельности любого предприятия. Создавая новое юрлицо, стоит особое внимание обратить на человека либо людей, что будут отвечать за такой серьёзный кусок работы. От правильности оформления документации по кадрам зависит многое, в том числе и назначение штрафных санкций в случае проверки организации инспекцией по труду.

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта.

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

+7 (499) 455-12-41 Москва, Московская область
+7 (812) 426-14-65 Санкт-Петербург, Ленинградская область
+7 (800) 500-27-29 доб. 529 Регионы (звонок бесплатный для всех регионов России)
Читайте также:
Поделиться:
Поставьте вашу оценку:
(голосов: 1, средний балл: 5,00 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий
Войти с помощью: