Что входит в командировочные расходы и суточные

Работа многих тружеников связана со служебными разъездами. Все они оплачиваются согласно нормативам. Однако часто стороны трудовых правоотношений интересует, кто несёт подобные расходы на командировку. Работающим актуально, сколько именно средств возместят им по приезде, и на что они могут рассчитывать, пребывая вне своего города. Разберём этот аспект подробнее.

Определение и законодательное регулирование

Для начала рассмотрим определение, что под собой подразумевает такой термин, как командировка. Так, согласно положениям ТК – это отъезд труженика по приказу нанимателя на место работы, отличное от его постоянного, для выполнения определённого задания. Точное разъяснение содержит статья 166 кодекса. Именно этот нормативный акт считается, в рассматриваемой сфере, основным. Помимо него, свои разъяснения положений закона даёт Минтруда.

Командировочные расходы: что обязан оплатить наниматель

Разберём, что входит в командировочные расходы. Так, сюда включают средства за:

• проездные билеты на любой тип транспорта (исключением является, разве что такси);
• жильё (гостиницу, квартиру либо прочее помещение, где человек будет пребывать всё время поездки);
• зарплату, пока работающий выполняет свои функции;
• суточные (сюда должны включить не только время пребывания лица на рабочем месте, но и то, что было потрачено на дорогу);
• иные траты, согласованные с начальством.

Определяя, что относится к иным тратам, часто обращаются к внутренним нормативам предприятия. К подобному роду командировочным расходам, могут отнестись и проезд в такси, аренда авто, питание человека, посещение им различных предприятий и т.д.

Если же речь идёт о заграничных поездках, в расходы нанимателя также будет включено консульский сбор, средства, потраченные на оформление визы, страховку и прочие необходимые для загранпоездок документы.

Сколько возмещают работнику

Компании занимаются учётом командировочных расходов. Часто бронированием гостиниц или покупкой билетов занимается непосредственно администрация. Тогда никаких вопросов по командировке не возникает. А вот когда деньги выдаются сотруднику на руки, важно понимать, за что именно будет производиться возмещение командировки тех или иных работников.

Труженику должны обеспечить доставку, жильё, питание и прочие расходы, связанные с командированием. Ведь он едет не по личным вопросам, а для решения рабочих моментов. Потому ему обязаны обеспечить нормальные условия. Проводя учет командировочных расходов, не следует забывать: данные средства не являются доходом человека, а потому, как правило, не облагаются налогами и страховыми взносами.

Помимо всего прочего, труженику должны выплатить его заслуженную зарплату. Однако, важно учитывать, что налоговыми нормативами установлены общие размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Превышение этих пределов приведёт к тому, что сумма превышения будет облагаться НДФЛ и взносами. Так, НК РФ установлены следующие размеры выплат:

• 700 руб. за сутки поездки по России;
• 2500 руб. за сутки за границей.

Наниматель вправе увеличить вышеперечисленные суммы. Облагаться налогом будет только разница между этими цифрами. Важно также понимать, что труженик не обязан говорить, куда именно он потратил выплаченные ему средства.

Суточные за границу и по России: размеры

Ранее нормы закона требовали от нанимателей выдавать своим труженикам суточные, которые бы соответствовали установленным минимумам. Сегодня подобные требования существуют лишь для государственных делегаций. Так, если федеральный госслужащий отправляется в командировку в пределах страны, для него предусматривается 100 руб. в сутки. За заграничную поездку установлены выплаты в размере 50-70 дол., исходя их страны назначения.

Для всех остальных тружеников государственных либо муниципальных учреждений подобные нормативы устанавливаются на местном уровне.

Частные предприятия вправе самостоятельно определять размеры таких выплат. Зачастую они стараются не отходить от тех, что установлены налоговым законодательством, чтобы избежать налога на прибыль. При этом не стоит забывать, что суточные насчитываются на все временные рамки поездки, даже в выходные и время вынужденного простоя. Важно понимать, что они собой никак не заменяют зарплату.

Особенности компенсации командировочных расходов при однодневной поездке

Не всегда командировки предполагают длительное отсутствие человека. Иногда они могут быть и всего несколько часов или один день. Компенсация командировочных расходов в таком случае будет производиться по договорённости с нанимателем. Как правило, подобные нюансы прописаны во внутренних нормативах юрлиц, а для работников бюджетных учреждений – в актах органов государственной власти.

Оплата этого дня также производится, а вот суточные уже не выплачиваются. Не подлежат компенсации и средства, потраченные на гостиницу либо прочее жильё, за исключением случаев, когда по каким-то причинам всё-таки нужно было где-то остановиться. Если речь идёт о заграничных поездках на один день, то для всех компаний предусматривается лимит суточных в размере половины от действующей нормы.

Процедура расчёта командировочных и суточных расходов

Выдача командировочных происходит на основании материалов, подтверждающих расходы. Однако бухгалтеру приходится заранее приблизительно высчитывать требуемую сумму, так как нужно выдать труженику деньги авансом.

Для этого потребуется вычислить, сколько дней человек будет находиться за пределами города. Это число просто умножают на сумму, предусмотренную предприятием за одни сутки. Так как работник всё равно пишет заявление, чтобы получить компенсацию за все затраты, можно попросить его примерно высчитать необходимую сумму.

Пример расчёта расходов

Чтобы лучше понимать, как выплачивают командировочные, рассмотрим этот момент на конкретном примере. Представим, что труженику нужно быть в пункте назначения утром в понедельник. Чтобы прибыть туда вовремя, он выезжает утром в воскресенье. А обратно вернётся в следующее воскресенье утром. Таким образом, общее количество дней в поездке составит 8.

Если поездка по России, и за норму принимаются предложенные налоговыми нормативами суммы, то суточные определяются так: 700х8=5600 руб. Для заграничной поездки средства высчитают так: 2500х8=20 тыс. руб.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позднее чем через 3 дня после приезда труженик приносит документальное подтверждение своих затрат во время любых командировок. К подобным материалам относят:

• проездные билеты;
• квитанции за оплату жилья, приобретение каких-либо товаров, продуктов питания и т.д.;
• авансовый отчёт.

Одной из важных бумаг, составляемых работающим лицом, числится служебная записка. В ней он отображает все свои расходы и при необходимости прикладывает иную документацию (путевые листы, чеки и др.).

Как отобразить затраты в бухгалтерском и налоговом учёте

Затраты на командировочные расходы отражаются в следующем порядке:

• операции по выдаче аванса производятся с проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
• чтобы узнать, что командировочные учтены, проводка такая: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

При этом затраты, связанные с выплатой ЗП, относят в состав средств по оплате труда, а все остальные – в прочие расходы, касающиеся производства и реализации.

Заявление на выдачу денег из кассы

Чтобы знать, как оформить заявление о выдаче денег на командировочные расходы, ознакомьтесь с образцом, представленным ниже.

Отчёт по суточным в командировке

Аванс на командировочные расходы оформляют, составляя авансовый отчёт. Если в представленные материалы, по прошествии поездки требуется внесение каких-либо корректив, бухгалтер составляет отчет по суточным корректирующий. Специалистам необходимо внимательно проделывать подобную работу, иначе в случае проверки у контролирующих органов могут появиться вопросы.

Полезное видео

Учет командировочных расходов – важная задача каждого предприятия. Чтобы лучше понимать, какие затраты может включать в себя командировка, что собой представляет выданный бухгалтерией командировочный отчёт и как производится учет командировочных расходов, просмотрите расположенное ниже видео.

Заключение

Служебные отлучки являются обыденным делом для многих организаций. Однако, чтобы всё было оформлено правильно, нужно знать, что будет относиться к средствам, которые должен выплачивать наниматель труженику. Это во многом зависит от того, какой суточный норматив действует на конкретно взятом предприятии, а также что будет входить в иные выплаты, предоставляемые работнику. Важно также не забывать, что строгий учет командировочных – обязанность администрации любого юрлица.