Отчет по командировке – пример написания

Отчет о командировке составляется по особым правилам. Его составление не является обязательной нормой закона, однако частные компании и государственные предприятия продолжают вести их для контроля эффективности использования трудовых ресурсов.

Напомним, что командировка – это поездка сотрудника по приказу работодателя без строгих ограничений по времени. Сколько дней должен находиться на другом месте исполнения своих обязанностей сотрудник определяет руководство фирмы или предприятия. Для этого применяют три критерия:

• объем заданий;
• сложность работ;
• их специфика.

Отказ от такого задания без уважительных причин – нарушение трудовой дисциплины и может закончиться дисциплинарным взысканием.

Отчет о командировке: общая характеристика

Новации законодательства, в том числе изменения 2017 года, говорят, что отчет по командировке составляется в свободной форме. Как заполнить образец отчета мы покажем ниже.

Сам по себе это внутренний распорядительный документ фирмы (предприятия). Его положения не могут ухудшать права работающего, закрепленные в Трудовом кодексе и других законодательных актах.

Для чего нужен документ

Он, прежде всего, регулирует финансовые и трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Это позволяет гарантировать сотруднику компенсацию, т.е. возместить его расходы. Фирма получает эффективный механизм контроля денежных ресурсов.

Особенности документа

Этот документ может состоять из одной-двух страниц текста, а может достигать десятка страниц, заполненных цифровыми данными. Как правило, объем документа с реквизитами и подписью составляющего – не более страницы. В одностраничном тексте вполне можно указать всю необходимую информацию.

В авансовом отчете отображается также обязательный перечень расходов:

• суточные для проживания;
• стоимость проезда в транспорте;
• согласованные с работодателем затраты, в том числе представительские.

В каких случаях и кто составляет

Составляется он для рационального учета средств. Это особенно важно при выдаче авансовых денег. Эффективно использование такого организационного контроля, если нет невозможности заранее предвидеть размер текущих расходов.

Составление отчетных документов по командировке – работа самих сотрудников, которые выполняли задание фирмы или государственного предприятия. В некоторых случаях их составлением может озадачиться представитель руководящего звена компании.

В таких случаях отчет носит обобщающий характер. Он дает информацию о работе всего подразделения на выезде, включая данные о перспективных направлениях работы с удаленными компаньонами или клиентами.

Что внести в отчет о командировке обязательно

Необходимо точно указать, сколько длилась поездка на другое место работы по решению руководства. Указываются выполненные задания.

Не рекомендуется перегружать текст мелкими деталями, несущественными подробностями. Достаточно указать те пункты, которые помогут понять по этой отчетности, что смог и успел сделать для фирмы сотрудник на выезде.

Грамотное внесение данных о начале и завершении выездного задания поможет бухгалтерии верно рассчитать затраты и выплатить компенсацию работнику в полном объеме и вовремя.

Как командировочному определить время работы за пределами фирмы? Для этого используются проездные билеты, документы об оплате услуг проживания в гостинице или чек за наем жилья. Есть и третий вариант – служебная записка, которая должна подтверждаться принимающей стороной.

Срок и порядок сдачи командировочной документации

Сотрудник, который возвратился из поездки, обязан предоставить информацию о ней за несколько дней. Как правило, требуется передать ее за день-два. Жестких законодательных норм на этот счет не существует. Затягивать более чем на неделю – не принято.

Сроки предоставления авансового отчета строго регламентированы – не более 3 дней. Это необходимо для правильного ведения бухгалтерского учета и уплаты налоговых обязательств.

Шаг 1. Составление служебного задания

Первое, что указывается в служебном задании – задачи командировки. Они должны быть лаконичными и четкими:

• составить и подписать договор;
• проконтролировать ход строительства;
• оказать помощь в наладке оборудования, и т.д.

Скачать бланк служебного задания можно тут

Скачать образец служебного задания можно тут

Шаг 2. Составление отчета о командировке

Как правило, используется произвольная форма. Стандартный бланк отчета по командировке содержит:

• реквизиты – дату, место составления, имя сотрудника;
• основной текст с указанием периода пребывания за пределами фирмы, основные задания, результаты, итоги;
• подпись составителя и приложения, фото, ссылки на файлы (если используется электронная форма)

Шаг 3. Сдача и утверждение документов

После проверки и согласования руководитель (иногда – уполномоченный сотрудник) утверждает отчет по служебной командировке. Утвержденные данные о проделанной работе в командировке – стимул для морального и материального вознаграждения сотрудника.

Согласование отчета

Информацию о командировке передают непосредственному начальнику или начальнику подразделения, который согласовывал деловую поездку. Практикуется также согласование с финансово-бухгалтерским отделом компании. Некоторые фирмы и предприятия практикуют согласование с сотрудником, которому делегируются контрольные функции в этом вопросе.

Что еще нужно сдавать работодателю

К основному тексту прилагаются дополнительные бумаги. Это могут быть чеки, квитанции, а также другие документы, подтверждающие фактически проведенные работы – сертификаты, акты о выполненной работе, акты об измерениях, закупке, поставке, наладке и другие.

Образец отчета о командировке

Отчет по командировке, пример которого можно прочитать ниже, как правило, составляется для различных служб фирмы. Он может быть, как в бумажном варианте, так и в электронном. Последний вариант практикуется на фирмах или предприятиях с электронным документооборотом.

Пустой бланк

Текстовую часть быстрее написать вручную, но если текст состоит более чем из одной страницы и требует включения таблиц с данными, то лучше набрать, проверить на точность и распечатать с помощью оргтехники. Подпись составителя должна быть «живая».

Скачать бланк отчетности можно тут

Образец заполнения

Письменный образец отчета, приводим ниже.

Скачать образец отчетности можно тут

Заключение

Приведенный нами пример написания отчета – один из возможных. Он может существенно отличаться в компании, занимающейся ІТ-технологиями или наладкой промышленного оборудования. Но все перечисленные особенности этого документа остаются теми же, несмотря на отличия в объеме работ и их направлении.