Что такое трудовая книжка работника и зачем она нужна

Некоторые считают, что это пережитки прошлого, однако, по сегодняшний день основным документом во время рабочей деятельности лица считается его трудовая книжка (ТК). В неё записывают все основные события из карьеры каждого человека: приход на то или иное рабочее место, перевод, поощрения и увольнение. Разберём, что это за документ более подробно.

Что собой представляет трудовая книжка

Трудовая книжка – это документ, где зафиксирована вся рабочая биография трудящегося. Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет такую бумагу. Внешне она выглядит как брошюра, расчерченная в установленном нормативами порядке. Это то, что новый начальник обязательно посмотрит, перед тем, как брать вас на работу.

Значение трудовой книжки для работника

Многие сильно недооценивают роль, что отыгрывают трудовые книжки сотрудников. Они заполняются для очень важных целей:

• ведение чёткой и достоверной биографии человека в хронологическом порядке;
• подтверждение наличия определённого количества стажа при выходе на пенсию.

Помимо этого, потенциальный работодатель с помощью такого документа может легко вычислить, по чьей инициативе вы уволились с предыдущего места работы, насколько она была успешной и т.д.

В каких случаях надо вести ТК

Оформить важно трудовую книжку работника на каждого, кто числился у нанимателя дольше 5-ти дней в качестве своего основного места работы. Трудящийся должен быть оформлен по договору. О составлении гражданско-правовых соглашений в документации никак не отображается. А вот труд по совместительству может быть внесён в книгу по желанию человека. Подобную запись делают после отметки об основном месте, где он трудится.

Внесение записей в ТК

Процесс заполнения ТК имеет свои особенности. Так, титульный лист заполняют на первом месте работы человека. Здесь отображают следующие данные:

• ФИО владельца документа полностью (берёт из паспорта);
• ведомости об образовании (заполняются на основании предоставленных документов об образовании);
• дата заполнения и подпись владельца книги;
• печать организации.

Ставя свою подпись на титульном листе, человек подтверждает правильность написанного в этой документации. Поэтому прежде чем где-то расписываться, нужно внимательно прочитать и перепроверить, не допущены ли здесь какие-то ошибки.

Заполняя ТК в дальнейшем, все ответственные за неё лица, должны придерживаться следующих правил:

• писать можно только пастами синего, чёрного или фиолетового цветов;
• нельзя применять сокращения;
• прописывается как полное, так и сокращённое название места работы человека;
• занимаемая должность прописывается согласно штатному расписанию;
• все числа пишутся арабскими цифрами;
• недопустимо зачёркивать или подчёркивать какую-либо информацию.

Если в записи всё же допущена ошибка, ниже нужно сделать пометку о том, что такая запись является недействительной. После этого записывается правильная формулировка.

При принятии на работу либо увольнении лица в книгу записывается дата и номер приказа, который послужил основанием для таких действий. Здесь же отмечаются и поощрения работника за успешное исполнение своих профессиональных обязанностей.

Приобретение, учёт и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина № 117н регламентирует обеспечение нанимателем бланками книжек, которые имеют степень защиты. Распространять их имеет право только официальные реализаторы. Приобрести документ можно в магазинах, которые торгуют канцелярией. Для учёта бланков на предприятиях ведётся специальная приходно-расходная книга.

Представитель отдела кадров может получить брошюру в бухгалтерии по заявлению, а по окончании месяца он сдаёт по ним отчёт.

Хранится трудовая книжка у работодателя и выдаётся исключительно в день увольнения. До этого момента отдавать на руки документ запрещено.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Как уже отмечалось, получить такой документ работник может только в день своего увольнения. Если по каким-то причинам это невозможно, человека в этот день нет на рабочем месте или он просто отказывается забирать документ, наниматель должен прислать ему уведомление о необходимости забрать бумаги. Либо же гражданин может дать письменное согласие о том, чтобы ему все материалы прислали по почте. Таким образом, руководитель снимет с себя ответственность за задержку в выдаче ТК.

О получении брошюры человек расписывается в приходно-расходной книге и личной карточке. Если документы так и не были получены их владельцем, они хранятся у нанимателя до востребования, либо до 75-ти лет.

Российская трудовая книжка нового образца

Что такое трудовая книжка разобрались. Однако не многие знают, что сегодня в нашей стране действует документ нового образца, утверждённый с 2004 года. Наряду с ним в обиходе, всё ещё, находятся и бланки старого образца, которые замене не подлежат.

Распространённые вопросы

Разберём наиболее распространённые вопросы, возникающие при ведении трудовой книги.

Нужна ли вторая трудовая книжка, если у вас две работы

Определённо заводить две ТК не нужно. Главное, чтобы в книге была запись с основного места работы. Однако при желании сюда могут вноситься данные и о работе по совместительству.

Перевод трудовой книжки на другой язык

В случае если человек решил уехать работать в другую страну, его ТК должна быть переведена на язык той страны. Занимаются таким обычно специальные переводческие компании.

Трудовая книжка закончилась: что делать

Если все пустые листы в брошюре закончились, покупать новую нет необходимости. В таком случае в документ просто вставляется специальный вкладыш.

Отменят или нет

Попытки перевести всю кадровую документацию в электронный формат уже предпринимались. Однако подобная практика широкого распространения не получила. Вместе с тем, стоит отметить ряд преимуществ такого документооборота. К примеру, все данные сразу будут попадать в централизованную систему, что снизит риск их потерять или не учесть. Кроме того, это заметно уменьшит бумажную волокиту. Однако сейчас оформляются бланки пока что по-прежнему в бумажном виде.

Полезное видео

Наглядно разобраться в теме поможет размещённое ниже видео.

Заключение

На сегодняшний день одним из самых важных документов в рабочей деятельности человека считается трудовая книжка. Она потребуется не только при смене места работы, но и когда придёт время выхода на пенсию. Потому очень важно грамотно вести подобную документацию, а также соблюдать все правила её учёта и хранения.