Восстановление трудовой книжки при утере работодателем или работником

Проработав долгие годы в разных местах, труженик попадает в затруднительное положение, узнав, что понадобится выполнить восстановление трудовой книжки. В Москве и крупных городах без неё удачно работать не устроишься. Нужно энергично и оперативно прилагать усилия, чтобы поскорее обзавестись дубликатом.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.

Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:

• Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
• Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.

В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:

• была повреждена;
• украдена;
• утеряна;
• утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.

Заниматься восстановлением приходится стороне, допустившей утрату. Действовать можно самостоятельно или искать поддержку по организациям и ведомствам или обратиться в суд.

Чего делать нельзя категорически: самовольно пытаться воспроизводить прежние записи. Подобная лихая самодеятельность подпадает под малоприятную квалификацию подделки документации и ни к чему, кроме немалых неприятностей, не приведёт.

Восстановление трудовой книжки при утере работником

Зная о своей причастности к утере, заявление на восстановление ТК адресуется, глядя, как обстоят дела:

• в бывшую фирму, будучи безработным;
• работодателю, оформляя документ у кадровика.

Чтобы ускорить процесс возобновления потерянной книжки, заявление нужно подать как можно быстрее. Чтобы поскорее вернуть, нужно представлять, как восстанавливаются сведения. В заявлении сотрудника обязательно должны быть указаны:

• основание, сославшись, что оригинал был потерян, похищен, пришёл в негодность из-за механических повреждений и т. п.;
• свои контакты, чтобы обеспечить и возможность заполнения книжек, изготовления дублированного экземпляра, и передачи его заявителю.

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Случается, воссоздавать приходится, так как:

• работодателем не были созданы должные условия хранения;
• его ответственные лица небрежно исполняли обязанности или умышленно привели в негодность, уничтожили.

Что нужно сделать непосредственно после выявления факта утери, определяется конкретными причинами, её вызвавшими. Но схема остаётся неизменной.

Когда работодателю нужно восстановить трудовые книжки утерянных при чрезвычайных обстоятельствах (природных бедствиях или техногенных катастрофах), предписывается создать спец. комиссию. В её состав войдут:

• глава компании или лица, уполномоченные выступать от его имени;
• представители местной администрации, профкома и коллектива тружеников.

Задачей специальной комиссии становится вопрос, не то, как восстановить трудовую книжку при утере в сложившихся обстоятельствах, а выяснение, почему она была уничтожена. По результатам расследования составляют акт. Он послужит правовым основанием оформить дубликаты утерянных документов.

Отказ руководства компании предпринять действия по заявлению можно обжаловать, обратившись в:

• госинспекцию по труду;
• органы прокуратуры.

Должностных и юридических лиц привлекут к ответственности, основываясь на ст. 5.27 КоАП. Величина штрафа составит, соответственно, 1 000 – 5 000 и 30 000 – 50 000 рублей.

Восстановить основной документ работника, не имевшего других мест занятости, проще. Достаточно обратиться к документации, которой располагает отдел кадров. А также попросить работника предоставить удостоверение личности.

В дубликат полагается заносить только документально подтверждённую информацию.

Несколько отличающимися правилами предлагается руководствоваться, заполняя дубликат работнику, который сменил несколько мест занятости. Информацию разбивают на два блока:

• по предшествующему периоду, пользуясь имеющимися документами. Ставится продолжительность общего стажа;
• по периоду пребывания в нынешней организации.

Нормативные акты трудового законодательства предписывают работодателям всячески содействовать сотрудникам, которым понадобилось получить дублированный экземпляр.

Произвольная или унифицированная форма

Заполнять дубликат трудовой книжки и заносить утраченные сведения предполагается, основываясь на поданном заявлении. Конечно, это положение применимо лишь в случаях, когда именно заявитель допустил утрату. Иначе соответствующие действия предпринимаются работодателями без запроса от сотрудника.

Пишут заявку так, как это установлено внутриорганизационными требованиями. Здесь могут разработать бланк специального образца или пользоваться произвольной формой. Главное, чтобы при этом соблюдались правила кадрового документооборота.

Прикладывать ли доказательства

Потеряв основной документ работающего, приходится принять на себя ответственность за правильное заполнение дубликата. Поэтому понадобится запрашивать необходимые данные с предыдущих мест работы.

Чтобы не допустить проволочек с восстановлением, работнику желательно убедиться, что его заявление приняли. Вручая лично, удостовериться, что кадровики его зарегистрировали или/и предложить расписаться на ксерокопии в получении. При почтовой отправке – воспользоваться уведомлением. Передавая через доверенного представителя – объяснить ему необходимость заручиться подтверждением вручения.

Кто платит за восстановление трудовой книжки

Сторона, которой была допущена утеря трудовой книжки, обязана нести расходы на приобретение нового бланка.

Сумма, потраченная организацией на покупку, будет вычтена из заработка работника, который умудрился потерять ТК.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи

Нормативными актами российского законодательства предписано, как восстановить записи, если трудовая книжка утеряна или повреждена. Это происходит так же, как и при заполнении оригинала.

Предписаний относительно того, на какую информацию в кадровом документообороте можно опираться для изготовления дубликата, когда трудовая книжка утеряна, нет. Общие требования сводятся к тому, что используемые справки должны соответствовать требованиям кадрового документооборота. Более конкретных указаний нет.

Проверить, сгодится ли полученная копия для оформления выдачи дубликата просто. На ней полагается поставить вживую печати и подписаться.

Какие данные указываются обязательно

Зачастую удаётся заполучить не всё, что требуется, в виде копий приказов или выписок из них, чтобы воссоздать все записи в трудовой книжке. Предусматривая значительную вероятность такого развития событий, инструктивные предписания, по нормам которых заполняются и оригинальные, и продублированные документы, ограничиваются указаниями относительно отображения:

• продолжительности стажа к моменту, когда приняли на работу в нынешнюю организацию;
• данных с последнего места работы. Там обязательно будут содержаться все нужные сведения по предыдущей деятельности труженика.

Правильное указание стажа

Требование указать стаж при утере трудовой книжки не может не соблюдаться и является обоснованным. Иначе интересы работника пострадают, а причинённый ему ущерб будет и значительным, и долговременным. Особенно это скажется при наступлении пенсионного возраста. Поэтому приходится решать, как восстановить стаж. Нужно вплотную заниматься запросами на предоставление различной документации, подтверждающей занятость.

Принято, что общий трудовой стаж проставляется в целом. Сведения по его продолжительности, учитывающие, сколько было проработано, не конкретизируются. Эти данные не затрагивают:

• ни организаций;
• ни временных рамок пребывания в них;
• ни должностного положения.

Полагается вписать в продублированный экземпляр сведения, относящиеся к каждому из мест занятости работника:

• по приёму, на какую должность и т. п.;
• по внутриорганизационным перемещениям;
• по увольнению.

По каждой справке необходимо упоминание:

• наименования;
• даты, когда была составлена;
• порядкового номера.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Заручиться немалой поддержкой в том, как восстановить трудовые книжки, поможет ПФР. Эта структура никоим образом не будет участвовать напрямую в восстановлении дат занятости труженика. Однако она располагает информацией, которая окажет существеннейшую роль в предстоящем восстановлении трудовой книжки:

• об уплаченных взносах;
• о продолжительности страхового стажа.

Никаких конкретных справок здесь не дадут. Но для тружеников, начавших работать после 2002 года, имеющаяся информация практически бесценна. Ведь для подтверждения страхового стажа им вовсе не понадобится обращаться за дубликатом. Это обстоятельство важно, когда придётся решать проблемы оформления пенсионного обеспечения или связанные с социальным страхованием.

Однако справка из ПФР никак не в состоянии помочь, когда нужно подтвердить потенциальному работодателю, каким опытом занятости (профессионал или узкопрофильный специалист) располагает соискатель.

Как восстановить трудовую книжку в МФЦ

Размышляя, как восстановить утерянные трудовые книжки, стоит попробовать воспользоваться услугами МФЦ. Благо, их перечень постоянно расширяется.

Можно сэкономить несколько часов на посещении центра, записавшись в очередь онлайн. Понадобится зайти на официальный сайт. Не авторизованным на портале пользователям, придётся зарегистрироваться.

При посещении, когда придёт очередь, потребуется заполнить выданный бланк заявления. Заявление, вместе с заранее подготовленными документами, передаётся специалисту МФЦ. Необходимо заранее запастись:

• паспортом;
• бланком, чтобы его заполнили как дубликат;
• имеющейся копией трудовой;
• сохранившимися копиями документации по прежним договорам;
• сведениями по назначениям и переводам;
• полученной в ПФР справкой, где указана продолжительность стажа.

Принявший заявление, с прилагающимися к нему документами, сотрудник сообщит, когда можно прийти за дубликатом. Для его получения МФЦ свяжется с госархивами.

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:

1. Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
2. Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.

При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:

• где работал заявитель;
• с какой даты и по какую.

Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:

• насколько широки рамки интересующего периода;
• в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.

Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.

Восстановление через суд

Когда процедура выдачи дубликата по каким-то причинам не срабатывает, как того хотелось бы работнику, приходится использовать последний из имеющихся доводов. Имеется в виду восстановление трудовой книжки по суду. Это потребует от истца:

• подкрепить адресованное суду заявление документальной доказательной базы;
• понести определённые расходы;
• потратить немало времени.

В рамках рассмотрения дела судья запросит нужные сведения от каждого юридического лица. Если понадобится, будут получены свидетельские показания от сослуживцев истца или должностных лиц, представляющих организации.

Заявление на восстановление трудовой книжки: образец

Процесс возобновления основного документа, когда оригинал утерял сам работник, начинается с приёма от него заявления. Не получив этого документа для восстановления трудовой книжки, никаких действий кадровики предпринимать не станут. Работодателю требуется дать письменное обоснование для последующих шагов. Возможно, потребуется не одна справка из разных учреждений и организаций. Тогда процедуру проведут в полном объёме и с устраивающим заявителя качеством.

А самому ему нужно побеспокоиться, чтобы грамотно составить заявку, дающую старт процессу. Можно использовать простенький образец.

Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки (.doc)

Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия

У людей, которым приходилось неоднократно поменять работу, частенько остаются копии таких документов. Когда возникает необходимость получить дубликат,  не помешает поинтересоваться, как можно использовать имеющуюся копию. Ведь по ней можно восстановить всё утраченное запросто, со стопроцентной точностью и без дополнительных хлопот.

Что ж, пользу из сохранившихся копий извлечь можно, но оформлять по ним дубликат не позволяется категорически.

Если копия заверена

Официальная ксерокопия трудовой книжки выдаётся заверенной.

Располагая такой сравнительно недавно выполненной копией, владелец значительно упрощает для себя процесс получения запрашиваемой информации. С нею связываются с организацией, где заверили экземпляр. По получении заявления будет оформляться и выдаваться дубликат.

В кадровом отделе проведут процедуру значительно быстрее. Ведь отпадает необходимость поднимать многочисленные документы.

Если есть просто копия

Незаверенная ксерокопия также послужит отличным подспорьем в процедуре восстановления. По ней легко проверить, правильно ли отобразили в восстановленном основном документе работника ту или иную информацию. Ведь в копии указаны и занимаемые должности, и организации, и реквизиты нужных приказов.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано

Выполняя восстановление утерянной трудовой, приходится посылать запросы в организации, где приходилось работать ранее. Некоторые из них продолжают существовать по-прежнему. От них запрашиваемые данные обязательно поступят в необходимом объёме.

Другие организации претерпели значительные изменения, преобразовались, приняв иную форму, или были ликвидированы. Тогда придётся разыскивать правопреемника или обращаться в госархив. С этим могут возникнуть сложности, если руководители ликвидированной организации не выполнили своих обязанностей по передаче кадровой документации. В таком случае придётся восстанавливать сведения, подав исковое заявление в суд, и подыскав свидетелей по этому месту занятости.

В запросе, адресованном госархиву, необходимо отобразить данные относительно:

• личности и контактных данных заявителя;
• периода деятельности ликвидированной организации;
• сути;
• цели, которой послужат запрашиваемые сведения.

Ответ будет получен в виде архивной справки, позволяющей внести записи в дубликат.

Сроки восстановления

При утрате работающим своего основного документа восстановление нужных записей происходит настолько быстро, насколько:

• оперативно было подано заявление об утрате и необходимости получить дубликат;
• сжатые сроки установлены для инстанций, куда подаётся запрос.

Справку из ПФР можно получить в 10-дневном промежутке после обращения. Организациям-работодателям на предоставление ответа даётся 15-дневный период. Вдвое больше времени отводится на подготовку архивной справки, запрошенной в соответствующем государственном учреждении.

Сотрудники МФЦ сами сообщают, когда прийти за ответом. Составить представление о сроках можно потому, что они будут запрашивать информацию в госархивах.

Продолжительность судебного процесса предположить сложно. На неё повлияет количество организаций, куда будут отправлять запросы из суда.

Видео: потеряла трудовую книжку – как восстановить

Найти ролики, посвящённые потери трудовой книжки, её восстановлению и куда при этом обращаться, можно на любой вкус. Это может быть двухминутное интервью правового инспектора труда:

Или более продолжительное выступление специалистов юридической фирмы:

Заключение

Существует отработанная процедура, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна. Когда в произошедшем виноват работодатель, сотруднику даже не придётся писать заявление. Все действия по выдаче дубликата ложатся на виновную сторону трудовых отношений. Проблема не является неразрешимой. Главное, реагировать быстро и придерживаться рекомендованного нормативными актами порядка.