Как правильно сделать запись в трудовой книжке – правила и образец

Запись в трудовой книжке важна не только в период, когда человек трудится, но и при выходе на заслуженный отдых и оформлении пенсионных выплат. Даже незначительные несоответствия нормам или банальные помарки могут в дальнейшем принести много проблем и головной боли её владельцу. Потому разберём этот документ детально.

Нормативная база

Первым нормативом, в котором упоминается о трудовой книжке, признаётся ТК РФ. В нём оговорено, что трудовые отношения между сторонами возникают после подписания приказа между сторонами. Для устройства к нанимателю кандидат подаёт пакет материалов, среди них числится и трудовая.

Особенности ведения граф в трудовой книжке прописаны подзаконными нормативами:

• Постановлением Правительства № 225 (определяет, как правильно вести и сохранять подобную документацию);
• Постановление Минтруда № 69 (содержит условия ведения бумаг, связанных с трудовой деятельностью населения);
• Письмо Роструда № 656-6-0 (говорит о хранении трудовых книг).

Кроме того, за нарушение вышеупомянутых нормативов устанавливается ответственность, которая регулируется Кодексом об административных правонарушениях.

Кто отвечает за ведение, учёт и хранение

За сбережение документа, а также правильность написанных в нём сведений отвечает отдел кадров, кадровик или другой, назначенный руководителем, сотрудник. При этом если нарушены правила, как заполнить нужно было ту или иную графу, ответственность ложится на представителя отдела кадров или непосредственно начальника. Для кадровика она проявляется в виде штрафа, а вот на начальника организации могут не только наложить штраф, но и приостановить деятельность организации.

Кто заполняет, если нет кадровика

Правильное ведение документации должно обеспечиваться независимо от того, есть ли на предприятии кадровик. Так, если последний отсутствует, такой работой занимается сам руководитель или уполномоченный им сотрудник, обладающий достаточной квалификацией (например, бухгалтер).

Когда открывается

Такой документ заводится при поступлении человека на свою первую работу. Делается это на основании поданного заявления, после чего книжка должна быть заполнена на протяжении 7-ми дней. Часто осуществляется процедура в присутствии самого трудящегося, так как в бумагу записываются его личные данные.

Образец заполнения трудовой книжки в 2020 году

Рассмотрим более подробно, что следует писать в каждом разделе, из каких граф состоит трудовая книжка, образец заполнения.

Инструкция и основные правила

Отметка в документе делается по строго определённым правилам заполнения трудовой книжки. С целью удостоверения, что вы делаете это грамотно, ознакомьтесь с рекомендациями, предоставленными ниже по каждому из пунктов.

Выделяют такие общеобязательные положения:

• все данные пишутся на русском языке (когда наниматель фирма иностранного государства, расположенного в РФ, разрешается дубляж на иностранном языке);
• запрещено применять аббревиатуры и неполные названия;
• все даты пишутся в таком формате: ДД.ММ.ГГГГ;
• цифры используются арабские, при этом перед одиночными приставляется «0»;
• всё заверяется печатью.

Отступать от этих правил нельзя при любых обстоятельствах.

Какой ручкой заполнять

Определяя, как правильно заполнить трудовую книжку, отмечают, что все сделанные в ней отметки должны быть чёрного, синего либо фиолетового цвета. Разрешается применять гелевую, шариковую либо перьевую ручку. Применение прочих приспособлений запрещено.

Нумерация

Вся нумерация должна идти в строгом порядке. Сотруднику запрещено менять её по своему усмотрению. Разбираясь, как заполнять трудовую книжку, не нужно упускать тот момент, что все события в ней указываются по хронологии. Для каждой записи применяется нумерация сквозного типа.

Порядок внесения сведений:

• в любой главе, кроме, «Сведения о работодателе» должен идёт №;
• пишется дата;
• излагается сама суть;
• обозначаются реквизиты приказа.

Можно ли писать печатными буквами

Тем, кого интересует, как правильно сделать запись в трудовой книжке, требуется знать, что все сведения прописываются прописными буквами. Совершать это требуется строго в пределах определённой графы чётко, разборчиво, чтобы избежать дальнейшей путаницы. Исключением может послужить только своя фамилия на титульном листе, где сотрудник должен расписаться. Её можно написать печатными буквами, если это будет выглядеть читабельно.

Документы-основания

Порядок заполнения рассматриваемой документации говорит, что всё делается исключительно на основании документов. Их можно поделить на два типа:

• собственные материалы трудящегося (о наличии образования, подтверждающие личность и т.д.);
• внутрирабочие (разного рода приказы: о принятии, переходе, увольнении и пр.).

Титульный лист

Просмотрев любой образец оформления трудовой книжки, видно, что титул оформляется с особой точностью. Здесь не может быть неточностей и правок. Если испортить эту страницу, она будет считаться недействительной, а сама книга подлежать списанию и замене.

На титульном листе требуется отображать следующие положения:

• ФИО трудящегося;
• дату рождения (месяц пишут буквами);
• уровень исходя из материалов об образовании;
• профессия и специальность;
• когда заполнялась бумага;
• роспись работника;
• роспись ответственного, печать предприятия.

Приём на работу

Согласно нормативным положениям, юридическое лицо или физлица-предприниматели, обязаны оформить сотрудника, который проработал у них дольше 5-ти дней. В трудовой книжке, принимаемого человека, об этом делается соответствующая отметка. О том, что сотрудник принят, отмечают:

• в 1-й графе прописывается № п/п;
• во 2-ой записывается дата принятия;
• в 3-ей отображается полное, а также сокращённое название заведения, название должности и квалификации принимаемого;
• в 4-ой пишется № и дата приказа о принятии.

Трудовая деятельность

Когда кого-либо принимают в штат, все дальнейшие события его карьеры фиксируются:

• повышение квалификационных навыков;
• перемены в статусе;
• переводы и т.д.

Ознакомьтесь, что собой представляет образец заполнения трудовой

Перевод

Переход на другую работу или должность обязательно фиксируется. Как известно, перевод бывает внутренний и внешний. При первом варианте в 3-ей графе просто указывается, что человек переведён, а при внешнем же переводе в трудовой книжке – запись про увольнение и зачисление на другое рабочее место.

В случае внутреннего перевода человек продолжает отношения со своим нанимателем, просто в другом подразделении или в качестве другого специалиста. А при внешнем – все трудовые отношения с действующим нанимателем расторгаются и заключается новое соглашение с другим лицом.

По совместительству

При наличии у человека двух мест для заработка, сведения о работе в императивном порядке указываются только о первом. Вместе с тем, отметка о совместительстве будет играть на пользу сотруднику, ведь это послужит для него дополнительным стажем и опытом работы в той или иной сфере.

Чтобы сделать такую запись с основного рабочего места необходимо взять справку, которая будет содержать такие сведения:

• название заведения, где числится совместитель;
• его должность;
• дата принятия;
• реквизиты заведения.

Вместе с вышеупомянутой справкой следует оформить заявление и приложить заверенную начальником копию приказа о принятии.

Впервые принятому работнику

Новую трудовую оформляют с титула. Далее, вносят сведения, беря за основу приказ о приёме на работу.

Поощрения, благодарности и награды

Изучая, как сделать запись грамотно, не стоит упускать из виду, что в документации оговаривают и все поощрения, применяемые к работнику: дипломы, грамоты, награды и прочее.

Увольнение

В книжке ставится отметка об окончании сотрудничества с оговоркой даты и номера приказа. Проводят подобную манипуляцию ещё в момент нахождения человека в организации. Ознакомьтесь, как выглядит пример заполнения документа при таких обстоятельствах.

Сокращение штата

Для недопущения ошибок, при сокращении штата в трудовой следует указывать, что увольнение произошло по этой причине и обязательно записывать реквизиты соответствующего приказа.

Восстановление в должности

Когда человек восстановился на своём прежнем рабочем месте по решению судебного органа, об этом также требуется внести запись в официальную документацию. Такого рода отметка влечёт за собой тот факт, что запись в трудовую об увольнении перестанет иметь какую-либо юридическую силу. В роли основания здесь послужат данные об исполнительном документе.

Смерть сотрудника

Трудовые отношения между сторонами могут прекратиться и в результате смерти трудящегося. Это также должно быть отображено в официальной документации. Ниже представлен образец записи в трудовой книжке о смерти сотрудника.

Взыскания и выговоры

Заполнение трудовой книжки не предусматривает внесение в неё отметок о мерах ответственности, применяемых к сотруднику. Единственное исключение – факт увольнения.

Внесение изменений и исправления

При составлении трудовой книжки при приёме на работу, с того времени могут произойти многие изменения, касающиеся как самого трудящегося, так и фирмы, где он числится. А в книжке обязательно требуется безошибочная и актуальная информация.

При смене фамилии и присвоении квалификации

Бывает, что заполняется трудовая книжка до выхода женщины замуж и смены фамилии. При таких обстоятельствах ранее действующую фамилию перечёркивают одной горизонтальной линией, а над ней вписывают новую. На обороте обложки делается отметка, что подобные изменения были произведены на основании свидетельства с указанием его реквизитов.

Переименование организации

Нередко приём на работу осуществляет фирмой с одним названием, а потом во время своей деятельности она его меняет. Тогда две первые графы остаются незаполненными, а в третью вносится информация о прежнем и новом названии предприятия.

Важно не забыть в 4-ой графе, отметить документ, который послужил основанием принятия решения.

Запись недействительна

Стоит понимать, делая запись о приёме на работу, в бумагу вносится информация, действующая на тот момент. Если внесённая информация в дальнейшем требует корректировок или при её написании сделана описка, запрещено её перечёркивать. После такой отметки ставится новая, о том, что запись под определённым номером будет признана недействительной.

Как сделать пропущенную запись

Если труд. книга не содержит необходимой записи, нужно обратиться к работодателю с документами, удостоверяющими те либо другие события, и внести её.

Заполнили задним числом

Заполнение трудовых книжек задним числом запрещено, хотя для самого работника это не несёт никаких негативных последствий.

Порядок заполнения вкладыша

Когда записи в трудовую книжку вносить уже некуда, прибегают к помощи вкладышей, в них делают необходимые отметки. На бланке вкладыша пишут нужную информацию, он считается неотъемлемой частью документа.

Дата внесения данных

Оформление трудовой книжки не указывает конкретного места, где должна ставиться дата. Как правило, её ставят в углу штампа.

Оформление дубликата

При порче или утере труд. книги обращаются к последнему работодателю для выдачи новой. Дубликат выдаётся после предоставления всей документации, подтверждающий работу в предыдущих фирмах.

Нюансы

Разберём некоторые спорные моменты.

Вносятся ли записи индивидуальным предпринимателем на себя и работников

Внесение подобных записей возможно, если ИП зарегистрирован как юрлицо.

Какие данные вносятся госслужащим

В случае прихода госслужащего на работу трудовая книжка ведётся стандартно, разница в том, что в 3-ей графе отмечается орган госвласти.

Можно ли вносить записи самостоятельно

Это запрещено, исключением можно назвать ситуацию, когда человека премировали, а соответствующая запись до увольнения так и не была произведена. Тогда человеку разрешается отобразить этот факт самостоятельно, используя образцы.

Обязательно ли должна быть голограмма

При приёме на работу вклеивать голограмму необязательно, хоть это является вспомогательным методом защиты документации.

Возможно ли внесение данных без печати

Любой образец заполнения трудовой книжки свидетельствует, что в ней необходима печать кадровика. При отсутствии такой должности ставится печать предприятия.

Видео

Просмотрите, как выглядит грамотно заполненный документ.

Заключение

Нормативами уже давно не принимались новые правила оформления кадровой документации. До сегодняшнего дня труд. книга является одним из важнейших документов, нужных для официального трудоустройства, а также выхода на пенсию. Поэтому следует серьёзно относиться к требованиям, выдвигаемым для её заполнения.