Какие справки выдаются при увольнении работника

Жизнь современного человека складывается так, что ему приходится иметь дело с различными организациями. Работа каждой из них основывается на том, что любая справка будет выдаваться при определённых условиях. Одно из них — предъявить затребованный список документов. Хорошо, если работник из года в год трудится в одной организации, тогда справочки собрать легче. Но динамика рабочей силы такова, что увольнение перестало считаться редким событием в биографии. Поэтому не помешает знать, какие документы при увольнении стоит запрашивать у работодателя.

Общие требования к справкам и копиям: нюансы подготовки

В ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ указан единственный документ, который непременно обязаны выдавать работодатели, рассчитывая сотрудника. В этой статье кодекса содержится упоминание, что помимо полученных денег, должно обеспечиваться предоставление увольняемому трудовой книжки.

Для того чтобы её выдали на руки, не требуется никаких дополнительных напоминаний. А вот брать все прочие копии приказов и справок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, предполагается на основании поданного заявления. Для выдачи увольняемому запрашиваемых документов отводится трёхдневный срок, установленный ст. 62 ТК.

Полученное от увольняемого заявление с просьбой выдать копии справок регистрируется. При оформлении выдаваемых копий документов необходимо наличие:

• даты выдачи;
• регистрационного номера;
• подписи ответственного должностного лица, утвердившего/подготовившего бланк;
• отметки о месте хранения подлинника;
• заверения «Верно», выполненного лицом, которому предоставлено право подписывать.

Принятый порядок не распространяется на предоставление рекомендательных писем. Они выдаются по доброй воле руководства, не подлежат заверению. Запрашивают, как правило, придерживаясь устной формы. Достоверность подтверждается указанием контактных данных руководителя, подписавшего рекомендацию.

Справки, которые выдаются работнику при увольнении

Хотя перечень обязательных документов при увольнении от работодателя ТК ограничил трудовой книжкой, которую обязаны оформить. Но работнику предоставлено право взять и другие справки. Список документации, который увольняющийся вправе получить на основании поданного заявления, обосновывается федеральными законами и нормативными актами федеральных ведомств. Копии должны оформлять обязательно в установленные сроки.

Увольняемый вправе рассчитывать на предоставление:

• расчётного листка — на основании ст. 136 ТК и с наличием установленных ею обязательных элементов;
• копий приказов, отображающих приём на работу, выполнение должностных обязанностей и увольнение – согласно ст. 84.1 ТК;
• справок о зарплате. Расчёт пособий соцстрахования выполняется на основании данных по текущему году и двум предшествующим. Форма 182н утверждена в Приложении №1 к одноимённому приказу Минтруда за 2013 года. Он принят на основании нормы, содержащейся в пп. 3 п. 2 ст. 4.1 ФЗ № 255 от 2006 года;
• справки о среднем заработке, по которой в центре занятости назначат пособие по безработице в соответствующем размере. Основанием служат пункты 1 и 2 ст. 3 принятого в 1991 году закона № 1032-1;
• формы 2-НДФЛ – на основании п. 3 ст. 230 НК.

Увольняемый вправе получить три разновидности справок о заработке. Копии предоставляются бесплатно и в нескольких экземплярах. Разумеется, в рамках разумного.

Блок справок с персонифицированной информацией по страховым отчислениям с заработка и стаже предоставляется на основании п. 4 ст. 11 ФЗ № 27, принятого в 1996 году. В него включают:

• выписку из раздела 3, утверждённую в Приложении №1 к приказу ФНС от 2016 года за № ММВ-7-11/551@. Подтверждения и разъяснения содержатся в письме ФНС № БС-4-11/4859 от 2017 года. Основанием служит норма п. 4 ст. 11 ФЗ № 255;
• форму СЗВ-М. Она утверждена постановлением № 83п, принятым правлением ПФР в 2016 году;
• форму СЗВ-СТАЖ. Тот же орган утвердил ее в 2017 году постановлением № 3п;
• выписку из Реестра застрахованных лиц. Форма ДСВ-3 утверждена постановлением правления ПФР за № 482п за 2016 год. Её выдают не каждому работнику.

Увольнение, связанное с выходом на пенсию, требует от работодателя заполнения формы СПВ. Её отправят в ПФР, а копию дадут свежеиспечённому пенсионеру.

Приказ на увольнение

Составляя перечень, какими справками при увольнении стоит обзавестись, следует помнить, что работодатель обязан выдать их на основании заявления. С приказом, расторгающим трудовые отношения, увольняемому обязаны предоставить возможность ознакомиться. Раз уж это делается под подпись, то почему бы и не запросить себе копию. Впоследствии она вполне может пригодиться, чтобы:

• оспорить увольнение в судебном порядке;
• показать новому работодателю, что уволили его не по собственной вине или в силу недостаточной квалификации.

Трудовая книжка

По каким документам при увольнении заявления на выдачу не требуется, так это по трудовым книжкам. Фиксирует выдаваемые документы ответственный персонал организации в специальной книге. Её форму утвердило Минтруда в 2003 году приказом за № 69, отредактированным в 2016-м.

Расписаться в получении следует и в книге, и в личной карточке Т-2.

Отсутствующего в день увольнения сотрудника обязаны оповестить уведомлением предлагая:

• зайти за трудовой;
• предоставить согласие на получение почтовым отправлением.

Не выполнив этих действий, работодатель окажется обязанным платить работнику по-прежнему на протяжении всего периода задержки с выдачей трудовой.

Новая форма справки 2-НДФЛ в 2020 – основная налоговая отчётность физлица

Уточнение перечня, какими документами, нужными для увольнения стоит обзавестись, приводит к необходимости включить в него справку, подтверждающую, что организация выплачивала НДФЛ для сотрудника. Выдаваемый по заявлению документ может понадобиться, чтобы предоставить необходимые данные при:

• обращении в трудовую инспекцию или подаче судебного иска;
• назначении выплаты алиментов;
• обращении в посольство, чтобы оформили визу;
• выходе на пенсию, чтобы предоставить в ПФР;
• усыновлении ребёнка или установлении опеки над ним;
• подаче документов в налоговую, чтобы ему предоставили вычеты (имущественный, на образование, социальный);
• подтверждении дохода, оформляя получение банковского кредита;
• оформлении расчётов по листку нетрудоспособности на новом месте работы;
• получении субсидии, льготы.

Выданную за календарный год справку по форме 2-НДФЛ не принимают в виде копии. Поэтому понадобится запрашивать только оригиналы, заполненные в соответствии с требованиями, содержащимися в сообщении ФНС от 2018 года за № ММВ-7-11/19 или по прежнему образцу, утверждённому в 2015 году приказом ММВ-7-11/485. Их заверяют руководитель и главный бухгалтер организации.

Справка о среднем заработке для расчёта пособий

Среди справок при увольнении работника, которые должны выдать, если дан запрос, стоит указать и содержащую сведения о заработках. Такая справка нужна для расчёта пособий. Внесение данных ответственным сотрудником на бланке формы 182н подтверждается оригинальными подписями, которые ставят, визируя документ, руководитель и главный бухгалтер организации. Без оттиска печати можно обойтись. Наличие исправлений недопустимо и требует оформления новой справки.
Как правило, при проверках представители госинспекции по труду требуют, чтобы выдачу справки о средней зарплате подтверждал соответствующий документ.

Справка о среднем заработке за последние 3 месяца

Зная, какие справки выдаются в момент увольнения и после него, можно попросить работодателя отдать экземпляр для центра занятости. Ведь не всегда удаётся сразу подыскать новую работу.

Форму позволяется использовать:

• произвольную;
• предложенную письмом Минтруда № 16-5/В-421 в 2015 году.

Подсчёты ведутся согласно требованиям, изложенным в приложении к постановлению Минтруда № 62 за 2003 год. Образец, согласно которому следует заполнить документ, выглядит так:

Справка по форме 182н

Когда документы выдаются увольняемому, то ему стоит заранее запросить нужный для нового работодателя экземпляр, подтверждающий получение заработков с начисленными страховыми взносами. Форму 182н используют при расчёте пособий, связанных с оформлением:

• листка нетрудоспособности;
• декретных выплат;
• пенсионного обеспечения;
• социальной помощи.

Скачать бланк справки о сумме зарплаты (.doc)

Заполнить нужно четыре раздела:

Выписки-расчёты из персонифицированного учёта ПФР

Какие ещё документы нужны при увольнении, так это подтверждающие страховой стаж и пенсионные взносы. Работодателю потребуется выделить их из формы общей отчётности. ПФР применяет форму СЗВ-СТАЖ, утверждённую постановлением правления № 3п в 2017 году, для отслеживания осуществления пенсионных взносов.

Заполнение предполагается:

• в индивидуализированном порядке;
• по периоду, взятому от начала календарного года/приёма на работу в календарном году до даты увольнения;
• с 2017 года (для предыдущих лет пользуются формой РСВ-1);
• с датой выдачи, совпадающей с днём увольнения;
• для разделов №№ 4, 5, если увольняемый сотрудник выходит на пенсию.

Заполнение формы СЗВ-М предполагается по последнему месяцу работы увольняемого сотрудника.

Однако в его заявлении может содержаться указание на расширение этого периода. Просьба признаётся обоснованной, но сведения не могут уходить далее 2016 года, когда утвердили форму.

Справка Т-61 при увольнении записка-расчёт

Зная, какие документы должны предоставляться по заявлению при увольнении сотрудника, возможно запросить предложенную в 2004 году постановлением Госкомстата № 1 форму Т-61.

С сотрудником, которого должны уволить, полагается полностью рассчитаться, сведя все выплаты в форму единой записки-расчёта. Её запрашивают предполагая:

• проверить правильность начислений в том числе, предварительно;
• подтвердить свои заработки, устраиваясь на новую работу.

Предполагается заполнение титульного листа и обратной стороны.

Выписка из раздела 3 – персонифицированные сведения о застрахованных лицах расчёта по страховым взносам

В 2017 году ФНС объединил две ранее существовавшие формы в единый документ. Теперь его запрашивают в перечне справок при увольнении с работы, которые обязан выдать работодатель по заявлению.

Выписка по последним трём месяцам готовится бухгалтером. Может предоставляться и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера.

Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Когда производится выдача документов при увольнении, то лицо, за которого работодателем выполнялись соответствующие перечисления, имеет право на получение такой выписки. Основанием служит ФЗ № 56, принятый в 2008 году.

Когда нужно выдать справки при увольнении

Получив заявление от увольняемого на предоставление различных справок, работодатель должен выдать их в трёхдневный срок указанным способом:

• лично;
• заказным письмом, содержащим опись вложенного и сопровождаемым уведомлением.

Выполнение запроса считается обязательным даже в случае, если он поступил от сотрудника, уволенного годами ранее. В случае ликвидации организации заявление приходится адресовать государственному архиву, хранящего документацию.

Как подтвердить, что работник получил документы

Мало выдать при увольнении сотруднику запрошенные им справки, нужно ещё зафиксировать этот факт. Тогда у работодателя не возникнет проблем при проверках, осуществляемых представителями компетентных ведомств. Это можно сделать четырьмя способами:

• в специально заведённом журнале (книге);
• сохранив копию каждого документа, на котором работник поставит отметку о получении;
• взяв расписку;
• заполнив опись (акт приёма-передачи).

Отказ уволенного получать документы полагается фиксировать специально составленным актом, подписанным свидетелями. При отправке справок по почте понадобится сохранить подтверждающее уведомление.

Что делать, если документы не выдают

Не исключено, что увольняемый подаст работодателю запрос, какие справки нужно давать, а выполнять его не станут. В таком случае рекомендуется параллельная подача жалоб, адресованных:

• госинспекции по труду;
• прокуратуре.

Это можно сделать:

• лично;
• по почте;
• через онлайн-приёмную, открытую на официальном сайте госструктуры.

На рассмотрение заявлений граждан госорганам отводится 30 дней.

Ответственность работодателя за отказ и задержку

Когда в день увольнения не удалось получить справки, которые по поступившему заявлению работодатель обязан выдать работнику, приходится обращаться к помощи компетентных госорганов. В предоставляемых им жалобам причина подачи обосновывается ссылками на статьи:

• 62 ТК;
• 5.27 КоАП.

При первом подобном нарушении работодатель может обойтись предупреждением. Или подвергнется штрафу, равному:

• 1 000 – 5 000 рублей – для должностного лица или ИП;
• 30 000 – 50 000 рублей – для юрлица.

Повторное нарушение грозит руководителю значительно большими штрафами или одно-трёхгодичной дисквалификацией.

Видео: как правильно выдать документы увольняемому — правовые нормы

Когда нужно выдать увольняемому документы, следует строго придерживаться установленных нормативными актами правил. Поможет в этом видео, напоминающее, что документы выдать сотруднику полагается бесплатно.

Тем, кому приходится оформлять документы, помогут советы, предоставленные в рамках ознакомления с современными технологиями делопроизводства, в двухминутной длительности видео консультации.

Заключение

При расторжении трудовых отношений стоит подать работодателю заявление с указанием списка, оформление какой справки при увольнении желательно вместе с трудовой книжкой. Каждый уволенный, указав должный способ получения, вправе рассчитывать, что работодатель, обязан поступать в соответствии с предписаниями нормативных актов и выполнить просьбу своевременно. Если работодатель не пожелал отдавать справки, то с помощью компетентных госорганов его можно привлечь к административной ответственности.