Как заполнять вкладыш в трудовую книжку – образец

Трудовая книжка – документ, который есть у каждого трудоустроенного гражданина. Далеко не все трудятся на одном и том же месте, вследствие чего может быть довольно-таки много отметок в вышеупомянутой брошюре. Когда на бланке больше не остаётся места, не оформляют очередную книгу. К уже существующей просто выдаётся установленной формы приложение. Кому важно знать, как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец представим далее.

Содержание

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

+7 (499) 455-12-41 Москва, Московская область
+7 (812) 426-14-65 Санкт-Петербург, Ленинградская область
+7 (800) 500-27-29 доб. 529 Регионы (звонок бесплатный для всех регионов России)

Законодательная база

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку составляется основываясь на 2-х подзаконных нормативах:

  • Постановлении Правительства от 16.04.2003 г. № 225;
  • Постановлении Минтруда от 10.10.2003 г. № 69.

Что такое вкладыш в трудовую книжку

Когда завершена трудовая книжка, вкладыш в трудовую книжку признаётся её логичным продолжением. Т.е. он рассматривается как дополнение к книге и отдельной от неё документацией не считается. Как известно, все страницы бланка чётко расчерчены, из чего видно, куда какую информацию следует вписывать. Потому, когда в столбиках, рассчитанных на ведомости о работе, свободного места нет, следующую запись нельзя переносить на следующую страницу, где необходимо писать о поощрениях трудящегося.

Запрещено также вклеивать чистые страницы в книгу или же заводить новую. Единственным правильным вариантом поведения при подобных обстоятельствах признана подшивка вкладыша. Подобного рода бланки постоянно должны иметься у каждого работодателя.

Зачем и для чего нужен

Рассматривая, для чего нужен вкладыш, выделяют несколько причин. Первоначально нужен вкладыш в трудовую книжку, если в фирму устраивается соискатель, у которого закончились пустые строчки, куда можно внести отметки о приёме на работу. Тогда у руководителя не получится его принять, а как известно, подобная запись проставляется в течение 5-ти дней. Как минимум вы потеряете ценного сотрудника, с которым бы могли сложиться длительные трудовые отношения.

Ну а, помимо этого, отказать в приёме на работу только по причине отсутствия вкладыша также нельзя. Обиженный соискатель может пожаловаться на вас в инспекцию по труду, прокуратуру и даже суд. А это чревато негативными последствиями для нанимателя.

Как выглядит

По своему внешнему виду приложение отличается от трудовой книжки. Так, оно насчитывает 36 листов, картонную обложку и формат 88 на 125 мм. Титульные листы рассматриваемых бумаг весьма схожи, а вот графы и вовсе идентичны.

Должна ли быть голограмма

Трудовая книжка, как и собственно вкладыш к ней, содержат элементы защиты. Благодаря им документацию не так просто подделать.

Это бланк строгой отчётности

Заполнение вкладыша происходит согласно правилам, которые регламентируют ведение трудовых книжек. На каждом бланке имеется своя серия и уникальный номер. Он считается документом строгой отчетности.

Особенности вкладыша

Как правило, подобная бумага нечасто требуется нанимателю. Но этот факт не освобождает его от необходимости иметь такой у себя и знать, как правильно его заполнять. Лист вкладыша должны прошить, иначе сам по себе он будет считаться недействительным.

Условия выдачи вкладышей

Наниматель вправе выдать бланк на следующих условиях:

  • безвозмездно, принимая на себя все расходы, связанные с его приобретением;
  • взымая с работника денежную компенсацию, размер которой не может превышать стоимость самого бланка.

Во втором случае в расчёт берётся именно та цена, по которой такой вкладыш был приобретён. Тот факт, что стоимость увеличилась в дальнейшем, не может послужить основанием для взыскания с труженика большей суммы и будет считаться явным правонарушением.

Есть также возможность компенсировать лишь часть стоимости бланка. Однако, этот момент должен быть официально оформлен приказом.

Кто и где должен покупать

Приобрести вкладыш могут исключительно наниматели юрлица. Потому непозволительно брать у человека чистый вкладыш или тем более требовать его. Нужная форма может быть куплена у посредников, занимающихся продажей подобной продукции и имеющих специальную лицензию и сертификат. Совершение покупки у прочих реализаторов часто ведёт к неприятным последствиям. Ведь они берутся по соглашению с компанией-распространителем.

Помимо всего прочего, сотрудник, который занимается закупкой вкладышей для компании, должен иметь на своё имя доверенность. Бланки сберегаются в бухгалтерии либо у кадровика. Сведения о них заносятся в приходно-расходную книгу, а выдаются вкладыши под расписку.

Сколько стоит

Важно учитывать, что на такую бумагу не устанавливается розничный прейскурант. Узнать конкретную стоимость документа можно в специализированном магазине, который занимается реализацией подобной продукции.

Производится ли удержание с работника

Как уже упоминалось ранее, вкладыш – это нужный документ, наличие которого обязательно для каждого нанимателя. Наниматель на своё усмотрение может приобретать его за свой счёт или же взыматься деньги, потраченные на покупку бланка с соискателя.

Оформление вкладыша в трудовую книжку: пошаговая инструкция внесения записи

Приложение по стандарту вмещает в себя 2 раздела: в первом проставляются отметки о работе, во втором — о наградах и поощрениях. Прежде чем поставить первую отметку, сделайте запись о том, что вкладыш выдан. Как правило, это делается специальным штампом. Место берут наиболее удобное, наиболее часто – вверху с левого края обложки. Далее рассмотрим, как оформить, образец заявления и заполненного вкладыша.

Нужны ли заявления

Оформление заявления просигнализирует, что с соискателя собираются взыматься деньги за его покупку. Бухгалтерия не вправе это сделать самостоятельно, пока не получит письменной просьбы самого трудящегося. В некоторых организациях подобные бумаги являются формой учёта и контроля бланков, что также имеет свой смысл.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку: образец

Оформлять можно в свободной форме на имя начальника, главного бухгалтера либо же кадровика. В тексте документа следует высказать просьбу выдать бланк вкладыша и взыскать его денежную стоимость. Ознакомиться с образцом подобного заявления можно ниже.

вкладыш в трудовую книжку

Скачать образец заявления на вкладыш в ТК (.doc)

Как правильно заполнять

Определяя, как заполнить вкладыш в трудовую книжку, для начала важно оформить его титульный лист. Для этого в него переписываются все данные с трудовой книжки, чтобы два титульных листа были идентичны. Для заполнения вкладыша применяются те же правила, что и существуют для трудовой.

Дата заполнения вкладыша в трудовую книжку

Тут ничего придумывать не нужно. Проставляется та дата, когда вносятся те или иные сведения о труде гражданина.

Нумерация или порядковый номер

Изучив образец заполнения вкладыша в трудовую книжку, легко заметить особенности проставление нумерации. Она не начинается вестись с самого начала, а продолжается так, чтобы сложилась логичная картинка двух документов. Например, если в трудовой крайняя отметка была под № 13, то во вкладыше первая будет иметь № 14.

Как заполняется вкладыш в трудовую книжку: образец

Любой специалист, занимающийся кадровыми вопросами, обязан владеть знаниями, как заполнять вкладыш в трудовую книжку.

Как произошла выдача вкладыша в трудовую книжку, порядок его заполнения аналогичен тому, как делается запись в трудовой книжке:

  • точки после написанного не ставятся;
  • заполняется документ ручкой чёрного либо синего цвета;
  • после каждой отметки ставятся ФИО ответственного лица и печать фирмы.

Просмотрите пример, когда выдан вкладыш в трудовую книжку. Запись, образец заполнения которой представлен ниже, наглядно продемонстрирует правильное оформление документа.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Уже говорилось, выданный вкладыш является неотъемлемой частью трудовой. С этих соображений он должен быть вшит в неё, поскольку в отдельности не представляет никакой юридической значимости.

Куда вшивать вкладыш

Куда именно прошивать приложение, нормативами не регламентировано. Это возможно сделать как вначале, так и в конце книги, как удобно. Главное, чтобы каждый его лист был последовательно прошитый.

Инструкция по вшиванию вкладыша

Не обозначена в нормативах и техника вшивания документа. Обычно это делается нитками вручную. Даже если таких вкладышей будет несколько, каждый из них должен быть прошит друг за другом.

Проставление штампа

Выше уже упоминалось о потребности проставления штампа о выдаче. На нём указываются индивидуальный номер и серия бланка. Когда такого штампа на предприятии нет, подобные сведения разрешается вписывать вручную.

Особенности изменения сведений при заполнении вкладыша

Если при заполнении титулки допущена описка или любая другая помарка – бланк списывается, а место него заводится новый документ. Если же нужно внести изменения в сведения о работе, тут действуют те же нормы, что и для книг.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

Вы, как наниматель, выдаете вкладыш к конкретной трудовой книжке, вместе с которой он прошивается. Без неё он считается недействительным.

Есть ли альтернатива вкладышу

Никаких альтернатив нормативами не предусмотрено. Оформление вкладыша признано единственным верным выходом из ситуации, когда места в трудовой книжке для новых записей о работе больше нет.

Типичные ошибки

Обращаясь к заполненным материалам, можно выделить ряд наиболее часто встречаемых ошибок в этой сфере:

  • наниматели часто заводят новую трудовую вместо того, чтобы просто подшить вкладыш в старую;
  • кадровики используют свободные листы трудовой книжки, которые не рассчитаны на внесение туда ведомостей о работе;
  • часто специалисты не проставляют штамп о выдаче вкладыша, а если он отсутствует – забывают сделать такую запись вручную.

Как правильно исправить

Если нужно сделать исправления, следует помнить следующие моменты:

  • не допускаются зачёркивания и исправления;
  • под неправильной записью делается отметка о её аннулировании;
  • ниже вносятся верные данные.

Зачёркивания могут существовать только в том случае, если изменилась фамилия работника. Тогда старая фамилия аккуратно зачёркивается на титульном листе, а рядом с ней пишется новая с обязательным проставлением реквизитов документа, на основании которого такие изменения произошли.

Полезное видео

Чтобы лучше понимать, как оформить документацию, как делается запись о вкладыше в трудовую книжку, просмотрите представленное ниже видео.

Заключение

Не так часто у людей заканчивается трудовая. Поэтому далеко не каждый кадровик сталкивается с подобной ситуацией. Однако, когда она всё-таки наступает, мало кто знает все нюансы, что нужно делать в таких обстоятельствах, а также правила заполнения вкладыша в трудовую книжку. Вместе с тем, вопрос грамотного ведения кадровой документации очень важен, ведь в дальнейшем это может негативно повлиять на пенсионные выплаты трудящемуся человеку.

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта.

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

+7 (499) 455-12-41 Москва, Московская область
+7 (812) 426-14-65 Санкт-Петербург, Ленинградская область
+7 (800) 500-27-29 доб. 529 Регионы (звонок бесплатный для всех регионов России)
Читайте также:
Поделиться:
Поставьте вашу оценку:
(голосов: 1, средний балл: 5,00 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий
Войти с помощью: