Журнал учета трудовых книжек – образец заполнения

Основным документом, из которого можно почерпнуть сведения о длительности стажа труженика, ч. 1 ст. 66 ТК РФ признаёт его трудовую. Поэтому на работодателей возлагают обязанность вести и хранить специальные журналы учета трудовых книжек. Такую документацию относят к кадровой документации. Соответственно, компетентные органы, проводя проверки, не могут не уделить ей внимания.

Для чего нужен

Назначение журнал учета движения трудовых книжек состоит в том, чтобы:

• придерживаться определённого порядка в работе с ними;
• не допускать, чтобы по вине работодателя были утеряны книжка или вкладыш.

По сути, это служит интересам работников. Ведь если существует специальный журнал, работодателю будет затруднительно найти доказательства, что он не принимал на ответственное хранение документы своего сотрудника.

Порядок, в соответствии с которым обеспечивается форма, ведение и хранение трудовой, установлен особыми Правилами. Их утвердили правительственным постановлением № 225 в 2003 году. А форму специального журнала для регистрации приёма-выдачи основного документа работника, которой полагается придерживаться, в том же году утвердили постановлением Минтруда за № 69.

Кто заполняет

Кому доверят вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, зависит от того, насколько велика организация. В крупной – регистрация и ведение записей возлагается на кадровика. В небольшой – за движение документации отвечает бухгалтер. В частной компании соответствующая книга ведётся, как правило, HR-менеджером.

Впрочем, работодатель вправе возложить эту обязанность и на иного сотрудника, издав приказ о назначении его ответственным лицом.

Пример заполнения книги учёта трудовых книжек

Общие требования по заполнению книги учета движения трудовых книжек изложены в п. 41 Правил, вступивших в силу с принятием правительственного постановления № 225. Существующие правила заполнения книги учета трудовых книжек требуют, чтобы записи в неё вносили, когда работника:

• принимают на новое место;
• увольняют.

Поддерживая порядок, установленный для заполнения книги учета с целью отображения сведений о труде, необходимых работнику, сначала нужно заполнить титульную страницу. На ней отводится место, чтобы указать:

• как полностью официально именуется организация-работодатель;
• когда начато и закончено ведение документа.

Заполняем при приёме на работу

Проводят регистрацию трудовой книжки, приняв сотрудника на работу. Стоит посмотреть пример заполнения журнала более опытным сотрудником. Сразу станет видно, что важно не отклоняться от диктуемой формы документа последовательности, заполняя графу за графой так, как указано в их наименованиях.

Понадобится заполнить первую — десятую графы, когда приняли нового работника.

Последовательно вносятся данные в графы:

• в первую – порядкового номера регистрируемой книжки;
• во вторую — четвёртую – даты, когда приняли работать или заполняют;
• в пятую – ФИО;
• в шестую – серии и номера основного документа работника. А также вносят названные реквизиты, если имеется вкладыш;
• в седьмую – должности, специальности лица, сдающего документы работодателю, на ответственное хранение;
• в восьмую – места, куда приняли работника. Если требуется, указывается – в какое подразделение;
• в девятую – реквизиты распоряжения, согласно которому принимали работать сотрудника;
• в десятую – роспись ответственного лица.

Избежать ошибок несложно, если придерживаться логики заполнения, диктуемой документом.

Заполняем при увольнении

Необходимость продолжить заполнение сведений по отдельному работнику в журнале выдачи трудовых книжек снова появляется, когда запущена процедура увольнения.

Заполнению подлежат 12-13-я графы.

Для журнала учета трудовых книжек нужно внести:

• в двенадцатую графу – дату, когда вернули работающему его основной документ;
• в тринадцатую – роспись владельца в получении.

По обыкновению, все расчёты с увольняемым проводятся в последний день. При неявке работника придётся направить уведомление, чтобы он:

• пришёл забрать основной документ работающего;
• согласился на почтовую пересылку.

В журнал вносят карандашную запись реквизитов уведомления. В дальнейшем вместо неё пишут то, что диктуется развитием событий:

• исправляется на запись ручкой – при личной явке уволенного лица;
• дополняется реквизитами присланного работником письма. Выполнив почтовое отправление, понадобится указание реквизитов с вложением копий письма и платежки;
• сохраняют карандашную запись в неизменном виде, если уволенное лицо никак не реагирует на уведомление. В таком виде она будет пребывать до тех пор, пока будут хранить документ.

При отказе увольняемого расписаться в получении понадобится составить и хранить соответствующий акт.

Как прошить книгу учёта трудовых книжек

Перед началом заполнения реестра трудовых книжек его необходимо:

• прошить;
• опломбировать.

Перед прошивкой нужно выполнить постраничную нумерацию нового журнала. Для выполнения прошивки вплотную к линии, где загибаются страницы, пробивают пару отверстий. Нитку желательно брать плотную и прочную, из шёлка, чтобы не порвалась. Концы выводятся за заднюю обложку и завязываются.

Как опломбировать книгу учёта трудовых книжек

Прошитый реестр регистрации трудовых пломбируется, чтобы нитки не вытащили. Можно:

• склеить концы нитей вырезанным из бумаги прямоугольником величиной примерно 30х70 мм;
• воспользоваться пломбой-наклейкой, которую приобретают у продавцов канцелярских товаров.

На пломбе-наклейке:

• записывают, сколько страниц в новом журнале, ФИО лица, назначенного ответственным, и ставят его подпись;
• ставится печать организации.

Пломба должна обеспечить фиксацию прошивки так, чтобы нить нельзя было вытащить, не разорвав наклейки.

Порядок внесения исправлений в книгу учёта трудовых

Ошибок в процессе ведения трудовых избежать затруднительно. Но злоупотреблять ими не стоит. Записи выполняются разборчивым почерком, без помарок.

Допустив ошибку, строчку зачёркивают по линейке. Правильные данные указывают в строке ниже. После чего переходят на оборотную сторону лицевого листа обложки, где нужно написать об исправлении записи №…, поставить дату, расписаться и дать расшифровку подписи.

Срок хранения и уничтожение

Если правила ведения установлены правительственным постановлением, то в отношении продолжительности хранения следует руководствоваться нормами Минкультуры, зафиксированными в приказе № 558 за 2010 год. Хранить кадровые документы, которые вёл сотрудник бухгалтерии, полагается 75 лет. По истечении этого срока — позволяется уничтожить.

Где можно купить

Продают бланки в магазинах канцтоваров. В том числе, в интернет-магазинах.

Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований

Организация, которая допускает нарушения при ведении документов кадрового учёта, рискует быть оштрафованной. По ст. 5.27 КоАП минимальный штраф составит:

• для должностного лица – 1 000 – 5 000 рублей;
• для организации – 30 000 – 50 000 рублей.

И это только по единичному факту нарушения. А ведь их могут зафиксировать по каждому работнику, в отношении которого работодатель не выполнил своих обязанностей. Тогда присудят штраф в размере куда большем.

Бланк книги учёта движения трудовых книжек

Приобретение бланков трудовых книжек сложностей не составит. Нужно только убедиться, что приобретаемые книжки имеют установленную в 2003 году постановлением Минтруда № 69 форму, а не произвольную.

Книга учёта движения трудовых книжек: образец заполнения

Когда заполняем по приказу руководства журнал движения, не имея необходимого опыта, то стоит найти образец заполнения. Имея перед собой заполненный опытным специалистом документ в качестве образца, проще избежать ошибок.

Что делать, если книга учёта движения трудовых книжек не велась

Случается, что сотруднику впервые поручили сделать запись в книге учета, а он обнаруживает, что таковую ранее в организации не вели. А ведь правительственное постановление № 225 в подпункте «б» п. 40 Правил, прямо обязывает работодателей к этому.

Нормативное регулирование на такой случай отсутствует. Надо полагать, что такой безответственности от работодателей никто не ожидал. Или было решено, что вполне достаточно действия санкций, предусмотренных КоАП.

Придётся незамедлительно:

• завести новый журнал;
• указать дату, когда началось заполнение;
• заполнить информацию по всем сотрудникам.

Полезное видео по теме

Подробное изложение, в котором затронуто каждое правило оформления и заполнения журнала учёта, например, выдача на руки, дано в видео. Оно длится шесть минут, наглядно отображая весь процесс.

Впервые самостоятельно приступая к заполнению, лучше руководствоваться образцами от опытных специалистов. Ведь такая документация ведётся в организациях многие годы, поэтому найдётся с чего брать пример.

Заключение

Работодатель обязательно должен вести и хранить книгу учета трудовых книжек. Ведь в ней регистрируются даты перемещения работников из одной организации в другую. До полного перехода к электронному учёту занятости и аналогичному ведению документации дело пока не дошло. Поэтому отчётность приходится вести по старинке, чтобы не столкнуться со штрафными санкциями и прочими неприятностями при проверках.