Ведение кадрового учета в организации от А до Я

Нормальная жизнедеятельность любой организации невозможна, если в ней не налажен кадровый учет. Такая система закладывает основы деятельности, которая должна протекать в строгом соответствии с отечественным законодательством. Ею фиксируется, чем занимается каждый из сотрудников в соответствии с должностными обязанностями, какую получает заработную плату.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Наличие кадрового учета в организации позволяет добиться прозрачности и рациональности в трудовых отношениях. Это способствует:

• получению предельной отдачи от каждого сотрудника;
• эффективному использованию наиболее ценного ресурса компании – социального.

Кадровую службу используют для приведения в действие внутриорганизационной документации. Кадровикам полагается оформить и запустить в оборот документы организации, содержащие необходимую информацию о сотрудниках и ключевых особенностях их трудовой деятельности:

• рабочем времени;
• зарплате и т. п.

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Любая организация занимается деятельностью, имеющей некоторую специфику. Однако в отношении ведения кадрового документооборота все они обязаны придерживаться норм, установленных отечественным законодательством. Базовые нормативные акты сведены в единую таблицу.

Другие нормативные акты

Помимо основных правовых актов любое предприятие, которое заинтересовано в необходимом поддержании кадровой документации, должно учитывать следующие действующие нормы:

• ФЗ № 98 за 2004 год, № 53 – за 2005-й, № 59 – за 2006-й;
• Основные правила, которые коллегия Росархива утвердила в 2002 году;
• Единый квалификационный справочник (ЕКСД).

Организация кадрового учёта с нуля

Для комплексного ведения кадрового учета требуется:

• создать шаблоны для заключения соглашений с работниками, дополнив их приложениями;
• заводить и вести трудовые книжки;
• составлять локальные акты;
• издавать приказы/распоряжения и учитывать их;
• разрабатывать и вести внутриорганизационную учётную документацию;
• оформить личную карточку на каждого сотрудника;
• составлять графики рабочих смен и отпусков.

Что представляет собой локальная документация и как утверждается

На локальном уровне необходимо вести внутриорганизационный документооборот, что позволит определиться с правами и обязанностями участников трудовых отношений.

Особенностью локальных нормативных актов (ЛНА) является то, что их применяют ко всему коллективу или к подразделениям (должностям). Перечень ЛНА, разрабатываемых и корректируемых по решению руководителя организации, законодателем не определён. Как правило, он пополняется:

• ПВТР;
• инструкцией, предусматривающей защитить личную информацию сотрудников;
• правилами, обеспечивающими охрану труда;
• должностными инструкциями;
• структурой, штатной численностью;
• штатным расписанием;
• положением, регламентирующим функционирование структурного подразделения;
• графиком рабочего времени и т. д.

Каждого сотрудника полагается ознакомить со всеми ЛНА.

Оформить ЛНА предполагается в последовательности, утверждённой приказом. Исходя из характера проблем, затрагиваемых нормативным актом, он разрабатывается и согласовывается с привлечением профессионалов из разных подразделений.

Как следует оформлять ЛНА, приходиться знакомиться по разным нормативным актам. Если документ приходится оформлять, не имея требований, содержащихся в отдельном законодательном акте, то приходится руководствоваться общими, применяющимися к внутриорганизационной документации. Они содержатся в ГОСТе Р6.30-2003.

При разработке для нужд организации бланка ЛНА необходимо учитывать необходимость внесения в него такой информации:

• официального наименования структуры по учредительным документам;
• наименования;
• порядкового номера с датой и местом утверждения;
• подтверждения согласования с вышестоящей структурой (если нужно);
• отметки о наличии имеющихся приложений;
• утверждающей визы руководителя;
• даты вступления в силу (при несовпадении с датой, указанной в верхней части).

Несколько слов о штатном расписании

Разберёмся с особенностями ЛНА, рассматривая штатное расписание. В нём отмечаются сведения по:

• подразделениям, перечисленным в порядке убывания значимости;
• количеству персонала;
• должностям;
• зарплате.

Для составления принято применять форму Т-3.

Документ:

• прошивается;
• его страницы пронумеровываются;
• снабжается печатью.

Ознакомление с ЛНА под расписку предусмотрено ч. 2 ст. 22 ТК РФ. В отношении штатного расписания конкретный способ ознакомления не предусмотрен. Когда штат невелик, то подписи можно ставить непосредственно на документе. В крупной компании возможно использование:

• листа ознакомления;
• специального журнала.

Хранить штатное расписание полагается по использованию три года.

Первичная кадровая документация

Решая, с чего начать прежде отсутствовавший кадровый учет на предприятии, стоит обратиться к типовым формам, предложенным постановлением Госкомстата №1 в 2004 году. Отсутствие первичной кадровой документации приведёт к штрафам на организацию и её руководителя.

Требования к реквизитам стандартны.

Таблица: первичные кадровые документы

Необходимый перечень представлен в виде таблицы.

Вторичная документация

Нельзя вести кадровое делопроизводство, ограничиваясь исключительно первичной документацией. На её основе принято разрабатывать производную. Составление вторичных документов кадрового учёта служит достижению ряда целей:

• придать необходимую полноту сведениям кадровой службы;
• обеспечить должное хранение информации, содержащейся в документообороте;
• упростить поиск нужного документа.

Таблица: вторичная кадровая документация предприятия

Перечень документов, необходимых каждой организации, представлен в таблице.

Личная карточка работника

Относится к перечню обязательной документации, которую следует завести для работников.

Табличка с самыми общими сведениями дополняется обширной карточкой, в которой сведения разбиты по 11 разделам.

Помимо стандартных, предусмотрены особые образцы. Т-2ГС предназначается госслужащим, Т-4 ведут по сотрудникам, занятым научной работой. Имеются и другие нюансы в ведении персонального учёта.

Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг

У сотрудников могут возникать споры с работодателем. Для разрешения многих из них приходится обращаться к зарегистрированной кадровой документации. Посредством специального журнала (реже – книги) регистрируются и учитываются все внутриорганизационные документы.

Форму для журнала можно избрать:

• произвольную;
• унифицированную.

Удобно вести журнал как таблицу, разбитую на несколько граф:

• наименование журнала;
• название организации;
• начат/завершён;
• порядковый номер документа;
• кем регистрируется (с указанием ФИО, должности);
• по какому сотруднику (с указанием ФИО, должности) составлен акт;
• дата ознакомления сотрудника.

При оформлении регистрационного журнала руководствуются общепринятыми стандартами для внутриорганизационного документооборота (прошить, пронумеровать страницы и т. д.).

Программное обеспечение в кадровом документообороте

Использование ПО для ведения кадрового учета существенно упростило выполнение обязанностей ответственными сотрудниками. ПО не ограничивается стандартным офисным пакетом, а предполагает применение специализированной программы. Как правило, используют платформу 1С.

Видео: обзор программы 1С

В 9-минутном выпуске объясняется, как пользоваться одной из трёх основных конфигураций программы. Её назначение – начислять заработную плату и управлять персоналом.

Что даёт использование 1С, чётко и последовательно, с многочисленными схемами и табличками, перечислено в 6-минутном ролике.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учёта

С ведением кадрового учета приходится разбираться руководителю организации. Как его организовать, определяется:

• масштабами и спецификой деятельности компании;
• личным выбором.

Вариантов немного, их выбор по большому счёту предопределён.

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

В крупной компании без крепкой кадровой службы никак не обойтись. Единственная серьёзная проблема состоит в необходимости подобрать компетентного специалиста, который обеспечит бесперебойное функционирование. Возможно, что организация уже располагает необходимыми кадрами. Иначе их придётся приглашать со стороны (что связано с некоторым риском). Или направить на обучение своих сотрудников. А это потребует времени.

Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

Когда нужно начинать наводить порядок, то разумным шагом видится приглашение стороннего специалиста, проверенного и квалифицированного.

Если руководитель хорошо знает такого специалиста, то останется только обсудить с ним условия трудового соглашения. Приглашая на основании чьих-то рекомендаций, нельзя исключать, что они не окажутся действительно весомыми.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

В небольшой компании рационально доверить внутриорганизационную документацию толковому сотруднику, имеющему к ней прямое отношение. Важным фактором станет его прямая заинтересованность в выполнении дополнительной работы. Тогда можно обоснованно рассчитывать, что сотрудник не поленится овладеть необходимыми специальными навыками.

Определённый риск присутствует, так как бюджет организации не предусматривает расходов на оплату такого труда. Поэтому руководителю придётся как-то решать проблему, чтобы не допустить небрежного подхода к оформлению внутриорганизационной документации.

Доверить кадровый учёт аутсорсинговой организации

Зная, что подготовленных специалистов под рукой нет, а сторонняя компания качественно выполняет обязанности по ведению документооборота, стоит заключить с ней договор о предоставлении соответствующих услуг. Это позволит существенно сократить расходы и не беспокоиться за оформление внутриорганизационной документации, переложив всю полноту ответственности на аутсорсинговую компанию.

Наибольшая сложность заключается в её правильном выборе.

Впрочем, какой бы вариант ведения дел ни избирал руководитель, риск ложится на его плечи.

Основные ошибки, которые допускают работодатели и сотрудники кадрового учёта

Значительного количества недочётов при ведении кадрового учета удастся избежать, если составить представление о типичных ошибках. Как правило, именно из-за них и привлекают к ответственности за организацию и её руководство.

Ошибки при работе с личными делами

Важно, чтобы они правильно оформлялись и хранились. Это обеспечит своевременность доступа и возможность быстро принимать решения.

Типичные недостатки ведения личных дел сотрудников:

• не оформляются вообще;
• отсутствуют отдельные документы, которые должны быть обязательно;
• содержимое расположено в неправильной последовательности;
• не сверяют, когда положено по срокам;
• личный листок подменили анкетой работника;
• вложили документы, присутствие которых излишне;
• нет соответствующего порядка при передаче стороннему лицу/организации.

Ошибки при оформлении трудового договора

Внимание к заполнению таких документов позволяет исключить многие поводы к трудовому спору. Чаще всего недочёты относятся к отсутствию:

• необходимого количества экземпляров документа;
• регистрации или её даты;
• подписей;
• обязательных данных;
• отметки о получении;
• срока действия соглашения;
• условий испытаний, которые устанавливаются для принимаемого на работу;
• конкретных сведений по размеру, срокам и месту выдачи зарплаты, рабочему времени и времени отдыха.

Ошибки ведения трудовых книжек

По обыкновению, нарушается порядок заполнения. Чаще всего:

• не назначают приказом ответственного сотрудника;
• не ведут или ведут неправильно книгу учёта, в которой должны фиксироваться сведения и по вкладышам;
• не оформляют трудовые подрабатывающим студентам;
• не оформляют расписку, получив документ от работника;
• не дополняют сведения об образовании;
• нарушают порядок нумерации;
• нет всех записей в особенности, связанных с переводами;
• не ставят пометку «дубликат» при выдаче;
• неправильно выполняют исправления;
• не заполняют данные по работнику, оформляя вкладыш;
• не ставят подпись сотрудника в разделе сведений о нём;
• некорректно указывают наименование работодателя;
• отправляют документ работнику по почте, не получив от него соответствующего письменного заявления.

Учитывая, какое значение придаётся трудовым книжкам ТК РФ, им следует уделять особое внимание. Поэтому заполнение должно поручаться действительно ответственным сотрудникам организации.

Полезное видео

Перечень обязательной для ведения документации обширен и способен смутить индивидуального предпринимателя или руководителя небольшой компании. Однако соблюдение установленных требований существенно повышает уровень защищённости работающих. И избавляет от излишней нервозности при проверках, проводимых компетентными органами.

Для пущей наглядности стоит ознакомиться с видеоинструкциями, посвящёнными разным сторонам проблемы.

Документооборот для ИП и организаций

Наиболее основательный подход к тому, как необходимо вести документы кадрового учета, продемонстрирован в подборке. Без малого часовой продолжительности видео ориентировано на дошкольные образовательные учреждения.

Какими должны быть бланки, наглядно показано и энергично объяснено в трёхминутной презентации.

Относительно формы кадровых документов стоит познакомиться с советами, представленными в 5-минутном ролике.

Значение журналов регистрации

Стоит ознакомиться с подробнейшим 20-минутным повествованием специалиста о том, какие журналы нужно вести и каким образом.

Тем же автором размещён 8-минутный ролик, посвящённый ведению личного дела.

Заключение

По ведению кадрового учета существует прочная нормативная база. Процедура постоянно подвергается проверке практикой и доказывает свою полезность. Не так часто приходится заниматься внедрением внутриорганизационного документооборота с нуля, особенно в давно действующих организациях. Важно отнестись к такой документации с должной ответственностью и постараться избежать ошибок.

Ведь их последствия отрицательно отразятся на судьбе работников.